Integritetspolicy

för Ponora-hårdvara, app, webb, moln- och AI-tjänster

Denna integritetspolicy förklarar öppet vilka personuppgifter Ponora behandlar, för vilka ändamål behandlingen sker och vilka rättigheter registrerade har.

Dataskyddskontakt: support@ponora.ai

Innehållsförteckning

1. Personuppgiftsansvarig och dataskyddskontakt

Personuppgiftsansvarig i den mening som avses i den allmänna dataskyddsförordningen (DSGVO) är Ponora International GmbH, Hammfelddamm 4 A, 41460 Neuss, Tyskland.

Dataskyddsrelaterade förfrågningar kan skickas till support@ponora.ai. Ytterligare kontaktmöjligheter framgår av den juridiska informationen på https://ponora.ai.

För närvarande har inget dataskyddsombud utsetts. Om ett dataskyddsombud utses i framtiden kommer ombudets kontaktuppgifter att publiceras i denna integritetspolicy.

2. Tillämpningsområde och dataskyddsrättsliga roller

Denna integritetspolicy gäller för Ponoras webbplatser, mobilappen, webbapplikationen, Ponoras inspelningsenheter och inspelningskort, moln-, transkriberings- och AI-funktionerna samt för beställningar och abonnemang.

Ponora är regelmässigt personuppgiftsansvarig för hanteringen av användarkonton, avtalsförhållanden, beställningar, betalningar, kundkommunikation, systemsäkerhet och driften av den egna webbplatsen.

Om Ponora behandlar personuppgifter uteslutande enligt dokumenterade instruktioner från en företagskund kan Ponora agera som personuppgiftsbiträde för denna behandling. Innan sådan behandling börjar ska ett avtal enligt Art. 28 DSGVO ingås. Den konkreta rollen avgörs alltid av den faktiska behandlingen och beslutanderätten, inte enbart av hur ett avtal betecknas.

Betaltjänstleverantörer, appbutiker, plattformsoperatörer eller andra leverantörer kan själva vara personuppgiftsansvariga för enskilda behandlingar. I sådana fall gäller deras dataskyddsinformation som ett komplement.

3. Ändamål och rättsliga grunder för behandlingen

Ponora behandlar personuppgifter endast för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Vilken rättslig grund som är tillämplig beror på den konkreta behandlingen.

I den mån vissa uppgifter måste lämnas för att ett avtal ska kunna ingås eller fullgöras kan underlåtenhet att lämna dem medföra att ett konto, en beställning eller en begärd funktion inte kan tillhandahållas.

Om en behandling grundar sig på samtycke kan samtycket när som helst återkallas med verkan för framtiden. Lagligheten av den behandling som skedde före återkallelsen påverkas inte.

4. Kategorier av personuppgifter

Beroende på användningen behandlar Ponora särskilt följande kategorier av uppgifter:

• Grunduppgifter och kontaktuppgifter, till exempel visningsnamn, e-postadress, språk, tidszon och i förekommande fall företagsuppgifter.

• Konto- och autentiseringsuppgifter, till exempel lösenordshash, inloggningstidpunkter, sessionsinformation, OAuth-kopplingar samt verifierings- och säkerhetsuppgifter.

• Enhets- och kopplingsuppgifter, till exempel enhets-ID, serienummer, modell, firmwareversion, kopplingsstatus samt senast rapporterade batteri- och lagringsstatus.

• Ljud- och innehållsuppgifter, till exempel inspelningar, importerade ljudfiler, transkript, sammanfattningar, markeringar, anteckningar, uppgifter, tankekartor, användarprompter och delat innehåll.

• Talarrelaterade tekniska uppgifter, till exempel tekniska talarmarkeringar, kortvarigt extraherade ljudsegment och tilldelningsresultat.

• Användnings-, kvot- och diagnostikuppgifter, till exempel förbrukade behandlingsminuter, funktionsanrop, IP-adress, webbläsar- och appinformation samt fel- och säkerhetsloggar.

• Beställnings-, betalnings- och faktureringsuppgifter, till exempel beställda produkter, abonnemangsnivå, fakturauppgifter, betalningsstatus och transaktionsidentifierare.

• Kommunikations- och supportuppgifter, till exempel förfrågningar, meddelanden, bilagor och handläggningsanteckningar.

• Samtyckes- och dokumentationsuppgifter, till exempel ändamål, text- eller versionsreferens, språk, tidpunkt, källa och återkallelse av ett samtycke.

• Loggar över AI-användning, till exempel åtgärdstyp (transkribering, sammanfattning), använd modell, antal token, kostnad samt koppling till användare och inspelning.

• Push- och aviseringsuppgifter, till exempel push-token, plattform, enhetsidentifierare, enhetens språk och tidpunkten för den senaste registreringen.

• Delnings- och åtkomstuppgifter, till exempel delningskod, behörigheter, värden för förfallo- och åtkomsträknare samt IP-adress och User-Agent för personer som öppnar en delningslänk.

• Återkommande kontextanteckningar (”Memory”) som härleds från användarinnehåll och används över flera inspelningar för resultatkvaliteten.

• Uppgifter om talartilldelning vid långa inspelningar, till exempel avsnittsidentifierare, tekniska talarmarkeringar, tidsfönster, konfidensvärden och processversion.

Ponora får inte åtkomst till enhetens adressbok; appen begär inte sådan behörighet. För den av användaren initierade engångsvalet av en bild samt för att spara egna utvärderingsdiagram begärs en multimediabehörighet av systemet. Platsbehörighet begärs endast för Bluetooth- och Wi-Fi-identifiering av Ponora-enheter (på Android endast upp till API-Level 32); platskoordinater samlas inte in och lagras inte.

5. Registrering, konto och samtycken

Vid registreringen behandlar Ponora särskilt e-postadress, lösenordshash, visningsnamn, språk och tidszon. Vid inloggning via Apple eller Google kan de kontouppgifter som respektive leverantör lämnar ut behandlas.

Inloggning med Apple i mobilappen hanteras tekniskt via en vidarebefordringstjänst som drivs av Ponora på Google Cloud Run.

Godkännandet av de allmänna villkoren, bekräftelsen av att denna integritetspolicy har tagits del av och frivilliga samtycken är juridiskt skilda åtgärder. Frivilliga samtycken, särskilt för marknadsföring, kombineras inte med godkännandet av de allmänna villkoren.

Samtycke till nyhetsbrev är inte förvalt, kräver ett aktivt val och bekräftas genom ett Double-Opt-In via e-post. Ett lämnat marknadsföringssamtycke kan när som helst återkallas via avregistreringslänken i varje marknadsföringsmeddelande, i kontoinställningarna eller via support@ponora.ai.

Ponora lagrar bevis på godkännanden av avtal, dataskyddsinformation och samtycken i den mån detta krävs för lagstadgade dokumentationsskyldigheter och för att försvara rättsliga anspråk. För registreringen lagras en bekräftelseindikator och en tidsstämpel. För nyhetsbrevet lagras dessutom ändamål, version av samtyckestexten, version av dataskyddsinformationen, språk, källa, tidpunkter för begäran, bekräftelse och avregistrering samt en fortlöpande händelsehistorik. För informationen före inspelningen lagras en versionsbaserad bekräftelse; denna bekräftelse omfattar inspelningar som startas via telefon eller app, men inte inspelningar som startas offline direkt med enhetens knapp.

6. Enheter, enhetskoppling och användningskvoter

När en Ponora-enhet eller ett inspelningskort kopplas till ett konto behandlar Ponora enhetsidentifierare, serienummer, modell, firmwareinformation, kopplingsstatus och tidpunkterna för den senaste statusrapporten.

Batteri- och lagringsindikeringar är i regel endast ögonblicksbilder som överfördes till backend när enheten anslöts via mobilappen. De innebär inte att webbapplikationen hämtar information från enheten i realtid.

För att hantera kostnadsfria och avgiftsbelagda tjänsteomfattningar behandlar Ponora enhetskopplingen, abonnemangsstatusen och de förbrukade behandlingsminuterna. Efter enhetskopplingen tilldelas den kostnadsfria kvoten ett användarkonto; flera enheter som är kopplade till samma konto delar kontots kvot.

7. Ljudinspelningar, lokal lagring och uppladdning

Ponora följer en local-first-princip. Nya inspelningar lagras först lokalt på inspelningsenheten respektive i mobilappen. Automatisk molnsynkronisering är inte aktiverad som standard.

En uppladdning till Ponora-molnet utlöses när användaren aktivt väljer en molnbaserad funktion, särskilt transkribering eller sammanfattning, eller aktiverar en tillgänglig synkroniseringsfunktion.

Användaren ansvarar för att inspelning, uppladdning, behandling och vidareöverföring sker lagligen. I Tyskland kan särskilt obehörig inspelning av icke-offentligt tal vara straffbar enligt § 201 StGB. Nödvändig information, nödvändiga samtycken eller andra rättsliga grunder ska inhämtas före inspelningen.

Ljuduppgifter som överförs till molnet lagras krypterade. För transkriberingen dekrypteras de tillfälligt på den behandlande servern och tillhandahålls i en temporär fil; efter att behandlingen slutförts eller misslyckats raderas filen. För överföringen till taligenkänningstjänsten skapas tidsbegränsade signerade åtkomstadresser.

8. Transkribering och språkbehandling

Ponora använder Microsoft Azure Speech som enda tjänst för automatisk omvandling från tal till text. Behandlingen sker i Azure-regionen Germany West Central (Deutschland). Azure-metoderna ”Fast Transcription” (REST) och Azure Speech Streaming-gränssnittet används; vid mycket långa inspelningar delas inspelningen upp i avsnitt.

För den transkribering som användaren begär överförs de valda ljuduppgifterna till Microsoft Azure. Behandlingen används för taligenkänning och därmed sammanhängande teknisk separation av talare.

För taligenkänningen finns ingen reservväg till en annan leverantör. Begäranden som anger en annan leverantör än Azure avvisas på serversidan. Ett byte mellan Azure-metoderna (Fast Transcription och Streaming) sker hos samma leverantör och i samma region.

Noggrannheten beror bland annat på språk, uttal, ljudnivå, mikrofonkvalitet och överlappande tal. Transkript bör kontrolleras före vidare användning.

För automatisk taligenkänning stöds bland annat språken tyska, engelska, kinesiska och franska. Behandlingen sker i den angivna Azure-regionen oberoende av vilket språk som identifieras. Vid inspelningar som överskrider en fastställd maximal längd inaktiveras talarseparation automatiskt.

9. Långa inspelningar, segmentering och separation av talare

Längre inspelningar kan delas upp i flera avsnitt. Inom avsnitten tilldelar separationen av talare samtalsinlägg till tekniska talarmarkeringar.

För en konsekvent tilldelning över flera avsnitt kan Ponora välja flera korta röstprov av lämplig kvalitet från samma kandidat i närliggande avsnitt, skilja dem åt med korta tystnadsintervall och analysera dem på nytt med Azure Speech. Minst tre röstsegment på minst två sekunder vardera används; olämpliga eller överlappande segment utesluts.

För denna tilläggskontroll överförs inte hela den långa inspelningen på nytt. Analysen används endast som en teknisk hjälpsignal och kombineras med ytterligare kriterier.

De temporära ljudfiler som skapas för denna tilläggskontroll raderas omedelbart efter att behandlingen har slutförts eller misslyckats; någon ytterligare lagringstid gäller inte. Resultaten av talartilldelningen lagras däremot som metadata för inspelningen, särskilt avsnittsidentifierare, tekniska talarmarkeringar, tidsfönster, konfidensvärden, processversion och kontrollstatus. Dessa metadata innehåller inga ljuduppgifter; de raderas tillsammans med inspelningen respektive kontot och omfattas inte av någon egen förfallotid.

Tekniska talarmarkeringar kopplas inte automatiskt till verkliga namn; användare kan själva tilldela en talarmarkering ett namn, och namnet kommer då från användaren. Talarens tilldelning kan i tveksamma fall bli föremål för en intern kontroll; för detta loggas kontrollstatus och den kontrollerande instansen.

10. AI-sammanfattningar, markeringar och delningar

För att skapa sammanfattningar behandlar Ponora transkript, markeringar och i förekommande fall ytterligare kontextinformation som användaren tillhandahåller.

För AI-stödda textanalyser används Anthropic Claude via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Europeiska unionen). Som reservmodell används Google Gemini via Google Vertex AI i samma region. Reservkedjan stannar helt inom Europeiska unionen.

De tillgängliga AI-funktionerna omfattar ljudtranskribering, sammanfattning, titelförslag, markering av viktigt innehåll, tankekartor, extrahering av uppgifter, nyckelord, AI-förslag, kontextanteckningar över flera inspelningar samt delning och export av resultat.

Foton som bifogas en inspelning eller anteckning överförs inte till språkmodellen som bildinnehåll; endast referenser överförs.

När användaren skapar en delning görs det valda innehållet tillgängligt via en länk. En delning omfattar transkriptavsnitt, sammanfattningar, strukturerade resultat, kärnbudskap, uppgifter, deltagaruppgifter, tidpunkten för inspelningen samt visningsnamnet på den person som skapar delningen; själva ljudfilen tillhandahålls inte via den offentliga delningen. Åtkomst är möjlig utan Ponora-konto. En förfallotid samt gränser för åtkomst och nedladdning kan anges; utan sådan uppgift löper en delningslänk enligt nuvarande lösning inte ut automatiskt. Åtkomst till delningslänkar loggas, inklusive IP-adress och User-Agent för den person som öppnar länken. Ponora rekommenderar att delningar förses med en förfallotid.

AI-genererade resultat kan vara ofullständiga eller felaktiga. De är avsedda som stöd och ersätter inte medicinsk, juridisk, skatterättslig, finansiell eller annan professionell rådgivning.

11. Ingen användning för allmän AI-träning

Ponora använder inte ljudinspelningar, transkript eller sammanfattningar för att träna allmänt tillgängliga AI-modeller eller AI-modeller som används av flera leverantörer.

Den aktuella produktversionen innehåller ingen frivillig opt-in-knapp för ett program för modellträning eller allmän förbättring. Ett sådant program presenteras därför inte som ett befintligt användaralternativ.

Tekniska kvalitetskontroller, säkerhetskontroller och upptäckt av missbruk kan genomföras i den omfattning som krävs, förutsatt att det finns en rättslig grund för detta och behandlingen är begränsad till respektive ändamål.

Ponora exporterar inte användarinnehåll för tränings-, dataset- eller återkopplingsändamål. Om och i vilken omfattning använda leverantörer får behandla innehåll för egna ändamål eller för kontroller mot missbruk avgörs av avtalen med dessa leverantörer och av kontoinställningarna hos dem; undantag som görs av leverantörerna styrs inte i applikationen utan genom avtal och leverantörskonfiguration.

12. Särskilda kategorier av personuppgifter

Ljudinspelningar och transkript kan avslöja särskilda kategorier av personuppgifter i den mening som avses i Art. 9 DSGVO, särskilt hälsouppgifter, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, etniskt ursprung samt uppgifter om sexualliv eller sexuell läggning.

Sådant innehåll får endast behandlas om det, utöver en rättslig grund enligt Art. 6 DSGVO, även finns stöd i något av villkoren i Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Beroende på användningen kan detta särskilt vara ett uttryckligt samtycke eller ett annat lagstadgat undantag.

Företagskunder är i regel fortsatt ansvariga för att bedöma lagligheten av sina inspelnings- och behandlingsändamål, informera registrerade och dokumentera att de nödvändiga villkoren enligt Art. 6 och Art. 9 DSGVO är uppfyllda. Ett personuppgiftsbiträdesavtal ersätter inte kundens egen rättsliga grund.

Denna integritetspolicy utgör inget medicinrättsligt eller yrkesrättsligt godkännande för behandling av särskilda kategorier av uppgifter.

13. Information för inspelade personer utan Ponora-konto

Detta avsnitt riktar sig även till personer vars röst eller uttalanden ingår i en inspelning som har skapats eller laddats upp av en Ponora-användare, trots att de själva inte har något Ponora-konto.

I dessa fall är uppgiftskällan i regel den användare som skapar eller laddar upp inspelningen. Särskilt röst, talat innehåll, tekniska talarmarkeringar och kontextrelaterad information kan behandlas. Behandlingen sker för de funktioner som användaren har valt, särskilt lagring, transkribering, separation av talare, sammanfattning och delning.

Den användare som gör inspelningen är skyldig att informera de berörda personerna i rätt tid och inhämta nödvändigt samtycke eller annan rättslig grund. Användarens skyldighet utesluter inte Ponoras egna informations- och biståndsskyldigheter.

Inspelade personer kan utöva sina dataskyddsrättigheter utan ett Ponora-konto via support@ponora.ai. För att identifiera en inspelning och skydda övriga berörda kan Ponora begära lämpliga uppgifter för att identifiera den berörda inspelningen och verifiera identiteten.

14. Infrastruktur och behandlingsregioner

Ponoras primära infrastruktur drivs på Google Cloud Platform i regionen europe-west3 i Frankfurt am Main. Där finns Google Cloud Storage, databasen (Cloud SQL), beräkningsklustren (GKE), containerregistret och Cloud Run-tjänsterna.

För meddelandebehandling används Google Cloud Pub/Sub. Via denna tjänst transporteras raderings- och behandlingshändelser med användaridentifierare; innehåll från inspelningar, transkript eller sammanfattningar överförs inte. Det kan för närvarande inte uteslutas att dessa meddelanden lagras utanför Europeiska unionen. I så fall grundas överföringen på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (genomförandebeslut (EU) 2021/914) i förening med leverantörens kompletterande skyddsåtgärder. En kopia av garantierna kan begäras via support@ponora.ai.

Microsoft Azure Speech behandlar ljuduppgifter i regionen Germany West Central (Deutschland). Anthropic Claude och Google Gemini används via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Europeiska unionen). För objektuppgifter används Google Cloud Storage (europe-west3) och en lagringsmiljö hos IONOS (Frankfurt am Main).

Behandlingsvägarna för primär lagring, taligenkänning och AI-analys finns i Tyskland respektive Europeiska unionen. Lagringen av meddelanden i Google Cloud Pub/Sub är inte slutgiltigt begränsad till Europeiska unionen; för denna gäller uppgifterna i detta avsnitt och i avsnitt 16.

15. Mottagare och tjänsteleverantörer

Ponora överför personuppgifter endast i den mån det krävs för att tillhandahålla de begärda tjänsterna, behandla betalningar, kommunicera, fullgöra rättsliga skyldigheter eller tillvarata berättigade intressen.

Med personuppgiftsbiträden ingås, i den mån det krävs, avtal enligt Art. 28 DSGVO. Leverantörer som behandlar uppgifter för egna ändamål eller agerar som självständig avtalspart informerar om behandlingen i sin egen dataskyddsinformation.

Den aktuella översikten över tjänsteleverantörer kan uppdateras vid väsentliga ändringar. Ändringar av betydelse för dataskyddet hanteras i enlighet med lagkraven.

16. Överföringar till tredjeland och fjärråtkomst

Den primära tekniska behandlingen sker inom Europeiska unionen. Auktoriserad teknisk och administrativ supportåtkomst kan ske från Tyskland och Kina. Sådan åtkomst sker endast genom behöriga personer via säkrade åtkomstvägar och loggas.

Åtkomst från Kina behandlas som en överföring till tredjeland. Sådan åtkomst får endast ske i den omfattning som kraven i Art. 44 ff. DSGVO är uppfyllda, de nödvändiga garantierna är dokumenterade och lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder har genomförts. Ponora grundar sådana överföringar på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (genomförandebeslut (EU) 2021/914) i förening med en dokumenterad riskbedömning och kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

Registrerade kan via support@ponora.ai få information om de skyddsåtgärder som används för en konkret överföring till tredjeland och om möjligheten att begära en kopia av de relevanta skyddsåtgärderna, i den mån detta inte påverkar tredje parts rättigheter eller säkerhetsintressen.

17. Lagringstid och raderingskriterier

Ponora lagrar inte personuppgifter längre än vad som krävs för respektive ändamål. Avgörande är särskilt kontots och avtalets löptid, användarens beslut, lagstadgade lagringsskyldigheter, behovet av att försvara eller göra gällande rättsliga anspråk samt tekniska raderings- och överskrivningscykler.

Aktivt användarinnehåll såsom ljudinspelningar, transkript, sammanfattningar, markeringar, anteckningar och tankekartor lagras utan automatisk förfallotid tills användaren raderar det, kontot raderas eller behandlingsändamålet upphör.

Temporära ljudfiler för talartilldelning över flera avsnitt raderas omedelbart efter att behandlingen har slutförts eller misslyckats. Ytterligare tekniskt tidsbegränsade uppgifter: temporära objekt i objektlagringen tas bort efter sju dagar, exportfiler efter 90 dagar, signerade nedladdningsadresser upphör senast efter sju dagar och säkerhetskopior i objektlagringen efter 365 dagar.

Faktura-, skatte- och handelsrättsligt relevanta uppgifter lagras under de perioder som föreskrivs i lag.

Uppgifter i säkerhetskopior tas bort inom ramen för respektive rotations- och överskrivningscykel. Fram till överskrivningen används de inte för den ordinarie produktdriften och bevaras endast för återställnings- och säkerhetsändamål.

Loggar över användningen av AI-funktioner (åtgärdstyp, modell, antal token och kostnad) bevaras i högst 30 dagar för fakturerings-, missbruksförebyggande och bevissyften på grundval av Art. 6 Abs. 1 lit. c och lit. f DSGVO. Senast 30 dagar efter att ett konto har raderats avlägsnas personkopplingen från dessa loggar. Mot behandling som grundas på Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kan ni invända enligt Art. 21 DSGVO.

18. Radering av konto och dataexport

Vid en vanlig kontostängning som användaren själv initierar kan användaren uttryckligen välja en återställningsperiod på 30 dagar. Denna period är frivillig. Under den valda perioden kan användaren avbryta stängningen och använda de exportfunktioner som fortfarande är tillgängliga.

En begäran om permanent radering av personuppgifter enligt artikel 17 i GDPR omfattas inte av någon obligatorisk återställningsperiod. När de lagstadgade förutsättningarna är uppfyllda raderar Ponora de berörda uppgifterna utan onödigt dröjsmål, om inte ett undantag enligt artikel 17.3 i GDPR är tillämpligt. Sådana begäranden kan även skickas till support@ponora.ai under en vald återställningsperiod; den återstående perioden inväntas inte. Ponora informerar om de åtgärder som vidtagits utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter att begäran tagits emot. En förlängning som är tillåten enligt artikel 12.3 i GDPR meddelas inom den första månaden, tillsammans med skälen. Åtkomsten för att avbryta en vanlig kontostängning kvarstår endast under en uttryckligen vald återställningsperiod; stängningen kan även avbrytas via supporten.

Exporten av enskilt innehåll skiljer sig åt mellan applikationerna: I webbapplikationen finns formaten PDF, DOCX, TXT och Markdown för transkript och anteckningar samt PNG, SVG och Markdown för tankekartor. I mobilappen finns PDF, DOCX, TXT och Markdown, för transkript utan PDF; DOCX-exporten förutsätter en inspelning som synkroniserats till molnet; tankekartor kan exporteras som PNG eller Markdown. Uppgifter lämnas endast ut tillsammans med tillhörande anteckningar vid export via mobilappen; den servergenererade exporten innehåller titel, transkript och sammanfattning, men inga uppgifter.

Export är tillgänglig i appen via delningsfunktionen på ljuddetaljsidan och i webbapplikationen i det övre högra området på inspelningsdetaljsidan.

Denna export av enskilt innehåll ska skiljas från er rätt till tillgång (Art. 15 DSGVO) och dataportabilitet (Art. 20 DSGVO). Dessa rättigheter kan ni när som helst utöva via support@ponora.ai; Ponora tillhandahåller de berörda uppgifterna i ett vanligt maskinläsbart format.

Vid en vanlig kontostängning med en uttryckligen vald återställningsperiod inleds den tekniska raderingsprocessen efter att denna period har löpt ut. Om ingen återställningsperiod har valts, samt vid en berättigad begäran om radering enligt artikel 17 i GDPR, inleds raderingsprocessen omgående och genomförs utan onödigt dröjsmål. När raderingsprocessen har påbörjats är exportfunktionerna inte längre tillgängliga. Lagstadgade skyldigheter att bevara uppgifter och undantagen enligt artikel 17.3 i GDPR påverkas inte. För uppgifter som tillfälligt finns kvar i säkerhetskopior, säkerhetsloggar eller hos tjänsteleverantörer gäller raderingskriterierna i avsnitt 17; tekniska eller avtalsenliga förfaranden motiverar inte ett onödigt dröjsmål med en lagstadgad radering.

Ponora utlovar inte här att uppgifter samtidigt raderas från samtliga aktiva system, säkerhetskopior och tjänsteleverantörssystem vid en tidpunkt som inte har verifierats tekniskt. Raderingar genomförs enligt respektive system- och tjänsteleverantörsprocess.

När raderingen slutförs raderas konto-, sessions-, inställnings-, inspelnings-, transkript-, antecknings-, delnings-, aviserings- och AI-bearbetningsuppgifter; raderingen av objektfilerna sker genom ett efterföljande raderingsuppdrag. Endast en bevispost för raderingsprocessen med pseudonymiserad användaridentifiering samt uppgifter som omfattas av lagstadgade bevarandeskyldigheter finns kvar.

19. Säkerhet och personuppgiftsincidenter

Ponora vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt Art. 32 DSGVO. Dessa omfattar särskilt kryptering vid överföring, rollbaserade åtkomsträttigheter, separation av utvecklings- och produktionsmiljöer, loggning av säkerhetsrelevanta händelser, säkerhetsuppdateringar samt säkerhetskopierings- och återställningsförfaranden.

Åtkomsten till användarkonton och användaradministrationssystemet skyddas genom graderade autentiserings- och behörighetsförfaranden.

Inget tekniskt system erbjuder absolut säkerhet. Ponora granskar skyddsåtgärderna utifrån risk och anpassar dem vid behov.

Om en personuppgiftsincident inträffar dokumenterar Ponora incidenten och fullgör de lagstadgade anmälnings- och informationsskyldigheterna. Om incidenten sannolikt medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter anmäls den i regel till den behöriga tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från det att Ponora fick vetskap om den, i den mån detta krävs enligt lag. Om incidenten sannolikt medför en hög risk informeras de registrerade utan onödigt dröjsmål, om inget lagstadgat undantag gäller.

20. Beställningar, betalningar och abonnemang

Vid beställningar och abonnemang behandlar Ponora särskilt namn, kontaktuppgifter, fakturauppgifter, beställda produkter, abonnemangsnivå, betalningsstatus, transaktionsidentifierare och i förekommande fall uppgifter som krävs för skatteändamål.

Betalningar enligt direkta avtal med Ponora hanteras via Stripe; de betalningssätt som visas i checkout kan särskilt omfatta kortbetalning och SEPA-autogiro. PayPal är endast tillgängligt för engångsköp i butiken, inte för abonnemang. Köp och abonnemang via Apple App Store och Google Play hanteras via respektive plattform.

Fullständiga betalningsuppgifter kan behandlas direkt av respektive betaltjänstleverantör eller plattformsoperatör. Dessa leverantörer kan i denna del själva vara personuppgiftsansvariga. Ponora får i regel endast de uppgifter som krävs för avtalshantering, betalningsstatus, bokföring och support.

Behandlingen sker för att fullgöra avtalet, uppfylla lagstadgade bokförings- och skatteskyldigheter, förebygga bedrägeri samt hantera betalnings- och supportärenden.

21. Webbplats, cookies och lokal lagring

När Ponoras webbplats besöks kan serverlogguppgifter såsom IP-adress, tidpunkt, besökt sida, hänvisande sida, webbläsare och operativsystem behandlas. Behandlingen sker för teknisk drift, säkerhet och felanalys.

Tekniskt nödvändiga cookies eller jämförbar lokal lagring kan användas för att tillhandahålla webbplatsen, hantera sessioner, möjliggöra säkerhetsfunktioner och lagra valda dataskyddsinställningar.

Konkret används: sessions- och förnyelsetoken som rena servercookies, en språkcookie med en löptid på ett år som sätts för Ponoras domäner samt den lokala lagringsposten med samtyckesvalet. Vid användning av betalnings- och inloggningsfunktioner laddas dessutom skript från Stripe, PayPal, Apple och Google; dessa krävs för den uttryckligen begärda funktionen i varje enskilt fall och laddas inte på vanliga informationssidor. Visningsnamn och e-postadress lagras inte i cookies som kan läsas av JavaScript. De kontouppgifter som behövs för att visa den inloggade användaren hämtas efter autentisering via ett skyddat gränssnitt.

På Ponoras webbplatser finns för närvarande ingen analys- eller marknadsföringsteknik som kräver samtycke. Endast tekniskt nödvändiga cookies och lokala lagringsposter i den mening som avses i § 25 Abs. 2 TDDDG används. Samtyckesbannern visar icke nödvändiga kategorier som inaktiverade som standard. Ni kan när som helst ändra eller återkalla ert val via länken ”Cookie-inställningar” i sidfoten på varje sida.

Om Ponora i framtiden använder icke nödvändig analys- eller marknadsföringsteknik aktiveras den först efter att nödvändigt samtycke har lämnats och anges i den vid var tid aktuella cookieinformationen samt i samtyckesverktyget.

22. Kommunikation, support och marknadsföring

När någon kontaktar Ponora behandlar Ponora de uppgifter som överförs för att besvara förfrågan, dokumentera ärendet och i förekommande fall fullgöra avtalsenliga eller rättsliga skyldigheter.

För transaktionsmeddelanden via e-post och supportkommunikation används Mailgun via EU-slutpunkten (api.eu.mailgun.net) med avsändardomänen send.ponora.de. Mätning av öppningar och klick är inaktiverad. För att begränsa missbruk av nyhetsbrevsregistreringar skapas ett nyckelbundet hashvärde från den frågandes IP-adress och överförs till backend; själva IP-adressen lagras inte för detta ändamål.

Marknadskommunikation skickas endast på grundval av ett frivilligt samtycke eller ett lagligen tillåtet undantag. Marknadsföringsalternativet är inaktiverat som standard. Varje marknadsföringsmeddelande ska innehålla en lämplig möjlighet att avregistrera sig.

Nödvändiga service-, säkerhets-, avtals- eller betalningsmeddelanden är inte marknadsföringskommunikation och kan skickas oberoende av ett samtycke till marknadsföring.

23. Automatiserade beslut och AI-transparens

Inom ramen för de beskrivna standardtjänsterna fattar Ponora inga beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättslig verkan för användare eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dem.

Transkript, sammanfattningar och annat automatiskt genererat innehåll kan innehålla fel och ska kontrolleras före viktig användning. Närmare uppgifter om märkningen av automatiskt genererat innehåll finns i AI-transparensinformationen.

Märkningen av automatiskt genererat innehåll harmoniseras vidare mellan produkterna. Denna transparensinformation ersätter inte användarens egen ansvarsfulla kontroll.

24. Registrerades rättigheter och rätt att lämna klagomål

Registrerade har, under de förutsättningar som anges i lag, särskilt rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandlingen, dataportabilitet och invändning. Ett lämnat samtycke kan när som helst återkallas med verkan för framtiden.

Vid behandling som grundas på berättigade intressen kan invändning göras av skäl som hänför sig till den registrerades särskilda situation. Direktmarknadsföring kan när som helst invändas mot utan särskild motivering.

Invändningsrätt enligt Art. 21 DSGVO: Ni har rätt att när som helst av skäl som hänför sig till er särskilda situation invända mot behandling av personuppgifter som rör er och som sker på grundval av Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ni kan när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring utan att ange skäl.

Förfrågningar kan skickas till support@ponora.ai. Detta gäller även inspelade personer utan eget Ponora-konto. För att skydda alla berörda kan Ponora begära lämpligt bevis på identitet och koppling till uppgifterna.

Ponora besvarar i regel förfrågningar inom en månad. Vid komplicerade eller många förfrågningar kan fristen förlängas i enlighet med DSGVO; information om förlängningen och skälen till den lämnas inom den första månaden.

Registrerade har dessutom rätt att lämna klagomål till en dataskyddstillsynsmyndighet, särskilt myndigheten på deras vistelseort, arbetsplats eller den plats där den påstådda överträdelsen ägde rum. Ansvarig för Ponora är Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

25. Minderåriga och lagliga ljudinspelningar

Ponoras tjänster riktar sig i regel till personer som har fyllt 16 år. Personer under 16 år får endast använda tjänsterna om vårdnadshavarna har lämnat ett giltigt samtycke eller om det finns någon annan rättslig grund.

Vissa köp- eller avtalserbjudanden kan vara förbehållna myndiga personer. Motsvarande krav visas för respektive erbjudande.

Ponora samlar inte medvetet in personuppgifter om barn under 16 år utan den rättsliga grund som krävs. Om Ponora får kännedom om otillåten behandling kan Ponora blockera innehåll, begära bevis eller se till att uppgifterna raderas.

Åldersgränsen innebär inte att minderåriga generellt är förbjudna enligt lag att göra ljudinspelningar. Oavsett ålder måste användare följa de straffrättsliga, integritetsrättsliga, dataskyddsrättsliga, arbetsrättsliga och yrkesrättsliga bestämmelser som gäller för varje inspelning.

26. Ändringar av denna integritetspolicy

Ponora kan anpassa denna integritetspolicy om produkter, dataflöden, tjänsteleverantörer, rättsliga grunder eller lagkrav ändras.

Väsentliga ändringar meddelas på lämpligt sätt. Ett nytt samtycke inhämtas endast om det faktiskt krävs för en ändrad behandling; enbart fortsatt användning av tjänsterna ersätter inte ett samtycke som krävs.

Denna version gäller från och med: 31 augusti 2026.

Bilaga A. Dataflöde för ljud- och AI-behandling

1. En inspelning lagras först lokalt på enheten eller i mobilappen.

2. Användaren startar aktivt en molnfunktion, särskilt transkribering eller sammanfattning.

3. Uppgifterna överförs till den primära Google Cloud-infrastrukturen i europe-west3.

4. Microsoft Azure Speech behandlar valda ljuduppgifter i Germany West Central.

5. För långa inspelningar kan segment och kortvariga röstprov behandlas.

6. Tillfälliga röstprov raderas omedelbart efter att behandlingen har slutförts eller misslyckats.

7. Sammanfattningar, titelförslag, tankekartor, uppgifter och nyckelord genereras via Anthropic Claude och vid behov via Google Gemini hos Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Europeiska unionen) (förinställd till europe-west1).

8. Resultaten tillhandahålls den behöriga användaren och kan exporteras eller delas av användaren.

9. Användarinnehåll förblir i regel lagrat tills användaren raderar det eller raderingen av kontot genomförs.

10. När användaren skapar en delning kan det valda textinnehållet nås via en länk utan konto; åtkomst loggas med IP-adress och User-Agent.

Bilaga B. Lagrings- och raderingskriterier

Bilaga C. Väsentliga mottagare och tjänsteleverantörer