Privacyverklaring

voor Ponora-hardware, app, web-, cloud- en AI-diensten

Deze privacyverklaring legt op transparante wijze uit welke persoonsgegevens Ponora verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke rechten betrokkenen hebben.

Contact voor gegevensbescherming: support@ponora.ai

Inhoudsopgave

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact voor gegevensbescherming

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (DSGVO) is Ponora International GmbH, Hammfelddamm 4 A, 41460 Neuss, Duitsland.

Verzoeken met betrekking tot gegevensbescherming kunnen worden gericht aan support@ponora.ai. Andere contactmogelijkheden blijken uit het colofon op https://ponora.ai.

Momenteel is geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Mocht in de toekomst een functionaris voor gegevensbescherming worden aangesteld, dan worden diens contactgegevens in deze privacyverklaring gepubliceerd.

2. Toepassingsgebied en gegevensbeschermingsrechtelijke rollen

Deze privacyverklaring geldt voor de Ponora-websites, de mobiele app, de webtoepassing, Ponora-opnameapparaten en recorderkaarten, de cloud-, transcriptie- en AI-functies alsmede voor bestellingen en abonnementen.

Ponora is doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van gebruikersaccounts, contractuele relaties, bestellingen, betalingen, klantcommunicatie, systeembeveiliging en de exploitatie van haar eigen website.

Wanneer Ponora persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van een zakelijke klant verwerkt, kan Ponora voor deze verwerking als verwerker optreden. Vóór het begin van een dergelijke verwerking moet een overeenkomst overeenkomstig Art. 28 DSGVO worden gesloten. De concrete rol wordt steeds bepaald door de feitelijke verwerking en beslissingsbevoegdheid, niet uitsluitend door de benaming van een overeenkomst.

Betalingsdienstverleners, appstores, platformexploitanten of andere aanbieders kunnen voor afzonderlijke verwerkingsprocessen zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval gelden hun privacyverklaringen aanvullend.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

Ponora verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De telkens relevante rechtsgrondslag hangt af van de concrete verwerking.

Voor zover bepaalde gegevens moeten worden verstrekt voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst, kan het niet verstrekken ervan ertoe leiden dat een account, bestelling of gevraagde functie niet beschikbaar kan worden gesteld.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan deze te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken. De rechtmatigheid van de verwerking die tot aan de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft onaangetast.

4. Categorieën van persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik verwerkt Ponora met name de volgende categorieën gegevens:

• Stam- en contactgegevens, bijvoorbeeld weergavenaam, e-mailadres, taal, tijdzone en eventueel bedrijfsgegevens.

• Account- en authenticatiegegevens, bijvoorbeeld wachtwoordhash, inlogtijdstippen, sessie-informatie, OAuth-koppelingen, verificatie- en beveiligingsgegevens.

• Apparaat- en koppelingsgegevens, bijvoorbeeld apparaat-ID, serienummer, model, firmwareversie, koppelingsstatus en de laatst gemelde batterij- en opslagstatus.

• Audio- en inhoudsgegevens, bijvoorbeeld opnamen, geïmporteerde audiobestanden, transcripties, samenvattingen, markeringen, notities, taken, mindmaps, gebruikersprompts en gedeelde inhoud.

• Technische gegevens over sprekers, bijvoorbeeld technische sprekerlabels, kortstondig geëxtraheerde audiosegmenten en toewijzingsresultaten.

• Gebruiks-, tegoed- en diagnosegegevens, bijvoorbeeld verbruikte verwerkingsminuten, functieaanroepen, IP-adres, browser- en app-informatie alsmede fout- en beveiligingslogbestanden.

• Bestel-, betalings- en factureringsgegevens, bijvoorbeeld bestelde producten, abonnement, factuurgegevens, betalingsstatus en transactie-ID's.

• Communicatie- en supportgegevens, bijvoorbeeld verzoeken, berichten, bijlagen en behandelingsnotities.

• Toestemmings- en bewijsgegevens, bijvoorbeeld doel, tekst- of versieverwijzing, taal, tijdstip, bron en intrekking van toestemming.

• Logboeken over AI-gebruik, bijvoorbeeld type bewerking (transcriptie, samenvatting), gebruikt model, aantal tokens, kosten en koppeling aan gebruiker en opname.

• Push- en meldingsgegevens, bijvoorbeeld push-token, platform, apparaat-ID, apparaattaal en tijdstip van de laatste registratie.

• Deel- en toegangsgegevens, bijvoorbeeld deelcode, machtigingen, verval- en toegangstellertellerwaarden alsmede IP-adres en user-agent van personen die een deellink openen.

• Terugkerende contextnotities („Memory“), die uit gebruikersinhoud zijn afgeleid en opname-overkoepelend voor de kwaliteit van de resultaten worden gebruikt.

• Gegevens over sprekerstoewijzing bij lange opnamen, bijvoorbeeld sectie-identificaties, technische sprekerlabels, tijdvensters, betrouwbaarheidswaarden en procesversie.

Ponora heeft geen toegang tot het adresboek van het eindapparaat; de app vraagt hiervoor geen overeenkomstige toestemming. Voor het door de gebruiker geactiveerde selecteren van één afbeelding en voor het opslaan van eigen analysegrafieken wordt door het systeem toestemming voor multimedia gevraagd. Een locatietoestemming wordt uitsluitend gevraagd voor de Bluetooth- en WLAN-detectie van Ponora-apparaten (op Android alleen tot en met API-niveau 32); locatiecoördinaten worden niet verzameld en niet opgeslagen.

5. Registratie, account en toestemming

Bij registratie verwerkt Ponora met name het e-mailadres, de wachtwoordhash, weergavenaam, taal en tijdzone. Bij aanmelding via Apple of Google kunnen de accountgegevens worden verwerkt die door de desbetreffende aanbieder worden vrijgegeven.

De aanmelding via Apple in de mobiele app loopt technisch via een door Ponora geëxploiteerde omleidingsdienst op Google Cloud Run.

De aanvaarding van de AV, de kennisname van deze privacyverklaring en vrijwillige toestemmingen zijn juridisch verschillende handelingen. Vrijwillige toestemmingen, in het bijzonder voor marketing, worden niet gekoppeld aan de aanvaarding van de AV.

De nieuwsbrief-toestemming is niet vooraf geselecteerd, vereist een actieve keuze en wordt per e-mail via een double opt-in bevestigd. Een verleende marketingtoestemming kunt u te allen tijde intrekken via de afmeldlink in elke marketinge-mail, in de accountinstellingen of via support@ponora.ai.

Ponora bewaart bewijzen van aanvaarding van overeenkomsten, privacy-informatie en toestemmingen voor zover dit noodzakelijk is voor wettelijke bewijsplichten en de verdediging van rechtsvorderingen. Voor registratie worden een bevestigingskenmerk en een tijdstempel opgeslagen. Voor de nieuwsbrief worden daarnaast het doel, de versie van de toestemmingstekst, de versie van de privacy-informatie, taal, bron, tijdstippen van aanvraag, bevestiging en afmelding alsmede een doorlopende gebeurtenishistorie opgeslagen. Voor de informatie vóór de opname wordt een versiegebonden bevestiging opgeslagen; deze bevestiging dekt opnamen die via telefoon of app zijn gestart, maar niet opnamen die rechtstreeks via de apparaatknop offline zijn gestart.

6. Apparaten, apparaatkoppeling en gebruikstegoeden

Bij het verbinden van een Ponora-apparaat of recorderkaart met een account verwerkt Ponora apparaat-ID's, serienummer, model, firmware-informatie, koppelingsstatus en de tijdstippen van de laatste statusmelding.

Batterij- en opslagweergaven zijn doorgaans slechts momentopnamen die via de mobiele app aan de backend zijn overgedragen toen het apparaat werd verbonden. Zij betekenen niet dat de webtoepassing het apparaat in realtime opvraagt.

Voor het beheer van de gratis en betaalde omvang van de prestaties verwerkt Ponora de apparaatkoppeling, abonnementsstatus en verbruikte verwerkingsminuten. Het gratis tegoed wordt na apparaatkoppeling aan een gebruikersaccount toegewezen; meerdere aan hetzelfde account gekoppelde apparaten delen het tegoed van dat account.

7. Audio-opnamen, lokale opslag en upload

Ponora volgt een local-first-beginsel. Nieuwe opnamen worden eerst lokaal op het opnameapparaat respectievelijk in de mobiele app opgeslagen. Automatische cloudsynchronisatie is standaard niet geactiveerd.

Een upload naar de Ponora-cloud wordt gestart wanneer de gebruiker actief een cloudgebaseerde functie kiest, in het bijzonder transcriptie of samenvatting, of een beschikbare synchronisatiefunctie inschakelt.

De gebruiker is ervoor verantwoordelijk dat de opname, upload, verwerking en doorgifte rechtmatig plaatsvinden. In het bijzonder kan het onbevoegd opnemen van niet-openbaar gesproken woorden in Duitsland strafbaar zijn op grond van § 201 StGB. De vereiste informatie, toestemmingen of andere rechtsgrondslagen moeten vóór de opname worden verkregen.

Naar de cloud overgedragen audiogegevens worden versleuteld opgeslagen. Voor transcriptie worden deze op de verwerkende server tijdelijk ontsleuteld in een tijdelijk bestand beschikbaar gesteld en na voltooiing of mislukking van de verwerking verwijderd. Voor overdracht aan de spraakherkenningsdienst worden tijdelijk geldige ondertekende toegangsadressen gegenereerd.

8. Transcriptie en spraakverwerking

Ponora gebruikt Microsoft Azure Speech als enige dienst voor automatische spraak-naar-tekstverwerking. De verwerking vindt plaats in de Azure-regio Germany West Central (Duitsland). De Azure-procedures „Fast Transcription" (REST) en de Azure Speech-streaminginterface worden gebruikt; bij zeer lange opnamen wordt de opname in segmenten verdeeld.

Voor de door de gebruiker gevraagde transcriptie worden de geselecteerde audiogegevens aan Microsoft Azure overgedragen. De verwerking dient voor spraakherkenning en de daarmee verbonden technische sprekerscheiding.

Voor spraakherkenning bestaat geen uitwijkroute naar een andere aanbieder. Verzoeken waarin een andere aanbieder dan Azure wordt genoemd, worden server-side afgewezen. Een wisseling tussen de Azure-procedures (Fast Transcription en Streaming) blijft bij dezelfde aanbieder en in dezelfde regio.

De nauwkeurigheid hangt onder meer af van taal, uitspraak, geluidsniveau, microfoonkwaliteit en overlappende spraak. Transcripties dienen vóór verder gebruik te worden gecontroleerd.

Voor automatische spraakherkenning worden onder meer de talen Duits, Engels, Chinees en Frans ondersteund. De verwerking vindt onafhankelijk van de herkende taal plaats in de genoemde Azure-regio. Bij opnamen die langer duren dan een vastgestelde maximumduur wordt de spreker­scheiding automatisch gedeactiveerd.

9. Lange opnamen, segmentering en sprekerscheiding

Langere opnamen kunnen in meerdere segmenten worden verdeeld. Binnen de segmenten wijst de sprekerscheiding gespreksbijdragen toe aan technische sprekerlabels.

Voor een consistente toewijzing over meerdere segmenten heen kan Ponora uit aangrenzende segmenten meerdere korte, kwalitatief geschikte stemfragmenten van dezelfde kandidaat selecteren, deze door korte stiltes van elkaar scheiden en opnieuw met Azure Speech analyseren. Er worden ten minste drie spraaksegmenten gebruikt, elk van ten minste twee seconden; ongeschikte of overlappende segmenten worden uitgesloten.

Voor deze aanvullende controle wordt niet de volledige lange opname opnieuw overgedragen. De analyse dient uitsluitend als technisch hulpsignaal en wordt gecombineerd met andere criteria.

De voor deze aanvullende controle gegenereerde tijdelijke audiobestanden worden onmiddellijk na succesvolle voltooiing of mislukking van de verwerking verwijderd; er geldt geen aanvullende bewaartermijn. De resultaten van de sprekerstoewijzing worden daarentegen als metadata bij de opname opgeslagen, met name sectie-identificaties, technische sprekerlabels, tijdvensters, betrouwbaarheidswaarden, procesversie en controlestatus. Deze metadata bevatten geen audiogegevens; zij worden samen met de opname respectievelijk het account verwijderd en kennen geen eigen vervaltermijn.

Technische sprekerlabels worden niet automatisch aan echte namen gekoppeld; gebruikers kunnen zelf een naam toewijzen aan een sprekerlabel, waarbij deze naam afkomstig is van de gebruiker. De toewijzing van sprekers kan in geval van twijfel aan een interne controle worden onderworpen; hiervoor worden controlestatus en controlerende instantie gelogd.

10. AI-samenvattingen, markeringen en deelacties

Voor het maken van samenvattingen verwerkt Ponora transcripties, markeringen en eventueel andere door de gebruiker beschikbaar gestelde contextinformatie.

Voor door AI ondersteunde tekstanalyse wordt Anthropic Claude via Google Vertex AI in de regio europe-west1 (Europese Unie) gebruikt. Als uitwijkmodel wordt Google Gemini via Google Vertex AI in dezelfde regio gebruikt. De uitwijkketen blijft volledig binnen de Europese Unie.

De beschikbare AI-functies omvatten audiotranscriptie, samenvatting, titelsuggesties, markering van belangrijke inhoud, mindmaps, taakextractie, trefwoorden, AI-suggesties, opname-overkoepelende contextnotities en het delen en exporteren van resultaten.

Foto's die aan een opname of notitie zijn toegevoegd, worden niet als beeldinhoud aan het taalmodel doorgegeven; alleen verwijzingen worden doorgegeven.

Wanneer de gebruiker een deelactie aanmaakt, worden de geselecteerde inhoud via een link toegankelijk gemaakt. Een deelactie omvat transcriptfragmenten, samenvattingen, gestructureerde resultaten, kernpunten, taken, deelnemersgegevens, tijdstip van opname en de weergavenaam van de persoon die de inhoud deelt; het audiobestand zelf wordt niet via de openbare deelroute beschikbaar gesteld. Toegang is mogelijk zonder Ponora-account. Er kan een vervaldatum en een maximum voor toegangen en downloads worden ingesteld; zonder overeenkomstige opgave vervalt een deellink via de huidige route niet automatisch. Toegangen tot deellinks worden gelogd, met inbegrip van IP-adres en user-agent van de persoon die toegang zoekt. Ponora adviseert om deelacties van een vervaldatum te voorzien.

Door AI gegenereerde resultaten kunnen onvolledig of onjuist zijn. Zij dienen ter ondersteuning en vervangen geen medisch, juridisch, fiscaal, financieel of ander professioneel advies.

11. Geen gebruik voor algemene AI-training

Ponora gebruikt audio-opnamen, transcripties en samenvattingen niet voor het trainen van algemeen beschikbare of aanbiederoverschrijdende AI-modellen.

De huidige productversie bevat geen vrijwillige opt-inschakelaar voor een modeltrainings- of algemeen verbeteringsprogramma. Een dergelijk programma wordt daarom niet als bestaande gebruikersoptie gepresenteerd.

Technische kwaliteitscontroles, beveiligingsonderzoeken en detectie van misbruik kunnen in de noodzakelijke omvang plaatsvinden, mits daarvoor een rechtsgrondslag bestaat en de verwerking tot het desbetreffende doel is beperkt.

Ponora exporteert geen gebruikersinhoud voor trainings-, dataset- of feedbackdoeleinden. Of en in welke mate ingezette aanbieders inhoud voor eigen doeleinden of voor misbruikcontroles mogen verwerken, wordt bepaald door de met deze aanbieders gesloten overeenkomsten en de accountinstellingen daar. Uitsluitingen door aanbieders worden niet in de toepassing maar contractueel en via de aanbiedersconfiguratie geregeld.

12. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Audio-opnamen en transcripties kunnen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van Art. 9 DSGVO onthullen, in het bijzonder gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, etnische afkomst alsmede gegevens over het seksuele leven of de seksuele gerichtheid.

Dergelijke inhoud mag uitsluitend worden verwerkt wanneer naast een rechtsgrondslag op grond van Art. 6 DSGVO ook aan een voorwaarde van Art. 9 Abs. 2 DSGVO is voldaan. Afhankelijk van het gebruik kan dit met name uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke uitzondering zijn.

Zakelijke klanten blijven in beginsel verantwoordelijk voor het controleren van de rechtmatigheid van hun opname- en verwerkingsdoeleinden, het informeren van betrokkenen en het documenteren dat aan de vereiste voorwaarden van Art. 6 en Art. 9 DSGVO is voldaan. Een verwerkersovereenkomst vervangt deze eigen rechtsgrondslag niet.

Deze privacyverklaring vormt geen medische of beroepsrechtelijke toestemming voor de verwerking van bijzondere categorieën van gegevens.

13. Informatie voor opgenomen personen zonder Ponora-account

Dit gedeelte is ook gericht aan personen wier stem of uitspraken zijn opgenomen in een door een Ponora-gebruiker gemaakte of geüploade opname, hoewel zij zelf geen Ponora-account hebben.

De bron van de gegevens is in deze gevallen in beginsel de gebruiker die de opname maakt of uploadt. Verwerkt kunnen met name worden: stem, gesproken inhoud, technische sprekerlabels en contextgerelateerde informatie. De verwerking vindt plaats voor de door de gebruiker gekozen functies, in het bijzonder opslag, transcriptie, sprekerscheiding, samenvatting en delen.

De opnemende gebruiker is verplicht de betrokkenen tijdig te informeren en de vereiste toestemming of andere rechtsgrondslag te verkrijgen. Deze verplichting van de gebruiker sluit eigen informatie- en ondersteuningsverplichtingen van Ponora niet uit.

Opgenomen personen kunnen hun gegevensbeschermingsrechten zonder Ponora-account uitoefenen via support@ponora.ai. Om een opname te identificeren en andere betrokkenen te beschermen, kan Ponora passende gegevens verlangen voor de identificatie van de betrokken opname en voor identiteitscontrole.

14. Infrastructuur en verwerkingsregio's

De primaire Ponora-infrastructuur wordt geëxploiteerd op het Google Cloud Platform in de regio europe-west3 in Frankfurt am Main. Daar bevinden zich Google Cloud Storage, de database (Cloud SQL), de rekenclusters (GKE), de containerregistry en de Cloud Run-diensten.

Voor de verwerking van berichten wordt Google Cloud Pub/Sub gebruikt. Via deze dienst worden verwijderings- en verwerkingsgebeurtenissen met gebruikersidentificaties getransporteerd; inhoud van opnamen, transcripties of samenvattingen wordt niet overgedragen. Opslag van deze berichten buiten de Europese Unie kan momenteel niet worden uitgesloten. In dat geval berust de doorgifte op de standaardgegevensbeschermingsclausules van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) in combinatie met de aanvullende beschermingsmaatregelen van de aanbieder. Een kopie van de waarborgen kan worden aangevraagd via support@ponora.ai.

Microsoft Azure Speech verwerkt audiogegevens in de regio Germany West Central (Duitsland). Anthropic Claude en Google Gemini worden via Google Vertex AI gebruikt in de regio europe-west1 (Europese Unie). Voor objectgegevens worden Google Cloud Storage (europe-west3) en een opslagomgeving bij IONOS (Frankfurt am Main) gebruikt.

De verwerkingsroutes voor primaire opslag, spraakherkenning en AI-analyse bevinden zich in Duitsland respectievelijk de Europese Unie. De opslag van berichten bij Google Cloud Pub/Sub is niet volledig beperkt tot de Europese Unie; hiervoor gelden de gegevens in dit onderdeel en in onderdeel 16.

15. Ontvangers en dienstverleners

Ponora draagt persoonsgegevens uitsluitend over voor zover dit noodzakelijk is voor de beschikbaarstelling van de gevraagde diensten, betalingsverwerking, communicatie, wettelijke verplichtingen of de behartiging van gerechtvaardigde belangen.

Met verwerkers worden, voor zover vereist, overeenkomsten overeenkomstig Art. 28 DSGVO gesloten. Aanbieders die voor eigen doeleinden of als zelfstandige contractspartij handelen, informeren in hun eigen privacyverklaringen over de verwerking.

Het actuele overzicht van dienstverleners kan bij wezenlijke wijzigingen worden bijgewerkt. Wijzigingen die relevant zijn voor de gegevensbescherming worden overeenkomstig de wettelijke vereisten behandeld.

16. Doorgiften aan derde landen en toegang op afstand

De primaire technische verwerking vindt plaats in de Europese Unie. Geautoriseerde technische en administratieve supporttoegang kan vanuit Duitsland en China plaatsvinden. Dergelijke toegang vindt uitsluitend plaats door bevoegde personen via beveiligde toegangen en wordt gelogd.

Toegang vanuit China wordt behandeld als doorgifte aan een derde land. Dergelijke toegang mag alleen plaatsvinden voor zover aan de voorwaarden van Art. 44 ff. DSGVO is voldaan, de vereiste waarborgen zijn gedocumenteerd en passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen zijn geïmplementeerd. Ponora baseert dergelijke doorgiften op de standaardgegevensbeschermingsclausules van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) in combinatie met een gedocumenteerde risicobeoordeling en aanvullende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.

Betrokkenen kunnen via support@ponora.ai informatie verkrijgen over de voor een concrete doorgifte aan een derde land gebruikte waarborgen en over de mogelijkheid om een kopie van de relevante beschermingsmaatregelen op te vragen, voor zover daardoor geen rechten van derden of beveiligingsbelangen worden aangetast.

17. Bewaartermijn en verwijderingscriteria

Ponora bewaart persoonsgegevens niet langer dan voor het desbetreffende doel noodzakelijk is. Bepalend zijn met name de duur van het account en de overeenkomst, beslissingen van de gebruiker, wettelijke bewaarplichten, de noodzaak om rechtsvorderingen af te weren of in te stellen en technische verwijderings- en overschrijvingscycli.

Actieve gebruikersinhoud zoals audio-opnamen, transcripties, samenvattingen, markeringen, notities en mindmaps wordt zonder automatische vervaldatum opgeslagen totdat de gebruiker deze verwijdert, het account wordt verwijderd of het verwerkingsdoel vervalt.

Tijdelijke audiobestanden voor de sprekerstoewijzing over meerdere segmenten heen worden onmiddellijk na succesvolle voltooiing of mislukking verwijderd. Overige technisch tijdelijke gegevens: tijdelijke objecten in objectopslag worden na zeven dagen verwijderd, exportbestanden na 90 dagen, ondertekende downloadadressen verlopen uiterlijk na zeven dagen, back-ups in objectopslag na 365 dagen.

Factuur-, belasting- en handelsrechtelijk relevante gegevens worden gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen bewaard.

Gegevens in back-ups worden in het kader van de telkens geldende rotatie- en overschrijvingscycli verwijderd. Tot aan de overschrijving worden zij niet voor de reguliere productexploitatie gebruikt en uitsluitend voor herstel- en beveiligingsdoeleinden bewaard.

Logboeken over het gebruik van AI-functies (type bewerking, model, aantal tokens en kosten) worden voor facturering, voorkoming van misbruik en bewijsdoeleinden op grond van Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO maximaal 30 dagen bewaard. Uiterlijk 30 dagen na verwijdering van een account wordt de koppeling met personen van deze logboeken opgeheven. Tegen de op Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gebaseerde verwerking kunt u overeenkomstig Art. 21 DSGVO bezwaar maken.

18. Accountverwijdering en gegevensexport

Bij een reguliere, door de gebruiker zelf geïnitieerde sluiting van het account kan de gebruiker uitdrukkelijk kiezen voor een hersteltermijn van 30 dagen. Deze termijn is vrijwillig. Tijdens de gekozen termijn kan de gebruiker de sluiting annuleren en gebruikmaken van de exportfuncties die beschikbaar blijven.

Een verzoek tot definitieve wissing van persoonsgegevens op grond van artikel 17 AVG is niet onderworpen aan een verplichte hersteltermijn. Indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, wist Ponora de betreffende gegevens zonder onredelijke vertraging, tenzij een uitzondering op grond van artikel 17, lid 3, AVG van toepassing is. Dergelijke verzoeken kunnen ook tijdens een gekozen hersteltermijn worden gericht aan support@ponora.ai; de resterende termijn wordt niet afgewacht. Ponora informeert zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek over de genomen maatregelen. Een op grond van artikel 12, lid 3, AVG toegestane verlenging wordt binnen de eerste maand meegedeeld, onder vermelding van de redenen. Toegang om een reguliere accountsluiting te annuleren blijft uitsluitend beschikbaar tijdens een uitdrukkelijk gekozen hersteltermijn; annuleren kan ook via support.

Het exporteren van afzonderlijke inhoud verschilt per toepassing: in de webtoepassing zijn voor transcripties en notities de formaten PDF, DOCX, TXT en Markdown alsmede voor mindmaps PNG, SVG en Markdown beschikbaar. In de mobiele app zijn PDF, DOCX, TXT en Markdown beschikbaar, voor transcripties zonder PDF; de DOCX-export vereist een met de cloud gesynchroniseerde opname; mindmaps kunnen als PNG of Markdown worden uitgevoerd. Taken worden alleen bij export via de mobiele app samen met de bijbehorende notities uitgevoerd; de server-side gegenereerde export omvat de titel, transcriptie en samenvatting en geen taken.

De export is in de app beschikbaar via de deelfunctie op de audiodetailpagina en in de webtoepassing rechtsboven op de detailpagina van de opname.

Dit exporteren van afzonderlijke inhoud moet worden onderscheiden van uw recht op inzage (Art. 15 DSGVO) en op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 DSGVO). U kunt deze rechten te allen tijde uitoefenen via support@ponora.ai; Ponora stelt u de desbetreffende gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat ter beschikking.

Bij een reguliere accountsluiting met een uitdrukkelijk gekozen hersteltermijn wordt het technische verwijderingsproces na afloop van die termijn gestart. Zonder gekozen hersteltermijn en bij een gegrond verzoek tot wissing op grond van artikel 17 AVG wordt het verwijderingsproces onverwijld gestart en zonder onredelijke vertraging uitgevoerd. Na aanvang van het verwijderingsproces zijn de exportfuncties niet meer beschikbaar. Wettelijke bewaarplichten en de uitzonderingen op grond van artikel 17, lid 3, AVG blijven onverlet. Voor gegevens die tijdelijk in back-ups, beveiligingslogbestanden of bij dienstverleners achterblijven, gelden de in paragraaf 17 beschreven verwijderingscriteria; technische of contractuele procedures rechtvaardigen geen onredelijke vertraging van een wettelijk verplichte wissing.

Ponora belooft hier niet dat alle gegevens op een technisch niet-geverifieerd tijdstip gelijktijdig uit alle actieve systemen, back-ups en systemen van dienstverleners worden verwijderd. Verwijderingsprocessen worden volgens het desbetreffende systeem- en dienstverlenersproces uitgevoerd.

Bij voltooiing van de verwijdering worden account-, sessie-, instellingen-, opname-, transcriptie-, notitie-, deel-, meldings- en AI-bewerkingsgegevens verwijderd; de verwijdering van objectbestanden vindt plaats via een daaropvolgende verwijderingsopdracht. Alleen een bewijsrecord van het verwijderingsproces met gepseudonimiseerde gebruikersidentificatie en gegevens waarvoor wettelijke bewaarplichten gelden, blijven achter.

19. Beveiliging en inbreuken in verband met persoonsgegevens

Ponora treft passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig Art. 32 DSGVO. Deze omvatten met name versleuteling tijdens overdracht, rolgebaseerde toegangsrechten, scheiding van ontwikkel- en productieomgevingen, logging van beveiligingsrelevante processen, beveiligingsupdates en back-up- en herstelprocedures.

De toegang tot gebruikersaccounts en het gebruikersbeheersysteem wordt beschermd door gedifferentieerde authenticatie- en autorisatieprocedures.

Geen enkel technisch systeem biedt absolute veiligheid. Ponora beoordeelt de beschermingsmaatregelen risicogebaseerd en past deze zo nodig aan.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, documenteert Ponora het incident en voldoet zij aan de wettelijke meldings- en kennisgevingsverplichtingen. Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, wordt zij, voor zover wettelijk vereist, in beginsel binnen 72 uur na kennisneming gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Wanneer waarschijnlijk een hoog risico bestaat, worden betrokkenen zonder onredelijke vertraging geïnformeerd, voor zover geen wettelijke uitzondering van toepassing is.

20. Bestellingen, betalingen en abonnementen

Bij bestellingen en abonnementen verwerkt Ponora met name namen, contactgegevens, factuurgegevens, bestelde producten, abonnement, betalingsstatus, transactie-ID's en eventueel fiscaal vereiste gegevens.

Betalingen bij rechtstreekse overeenkomsten met Ponora worden via Stripe afgewikkeld; welke betaalmethoden in de checkout verschijnen, kan met name kaartbetaling en SEPA-incasso omvatten. PayPal is alleen beschikbaar voor eenmalige aankopen in de shop, niet voor abonnementen. Aankopen en abonnementen via de Apple App Store en Google Play worden via het desbetreffende platform afgewikkeld.

Volledige betalingsgegevens kunnen rechtstreeks door de desbetreffende betalingsdienstverlener of platformexploitant worden verwerkt. Deze aanbieders kunnen in zoverre zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Ponora ontvangt doorgaans uitsluitend de informatie die noodzakelijk is voor contractbeheer, betalingsstatus, boekhouding en support.

De verwerking dient voor de uitvoering van de overeenkomst, de nakoming van wettelijke boekhoud- en belastingverplichtingen, fraudepreventie en de behandeling van betalings- en supportgevallen.

21. Website, cookies en lokale opslag

Bij een bezoek aan de Ponora-website kunnen serverloggegevens zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, verwijzende pagina, browser en besturingssysteem worden verwerkt. Deze verwerking dient voor de technische exploitatie, beveiliging en foutanalyse.

Technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare lokale opslag kunnen worden gebruikt om de website beschikbaar te stellen, sessies te beheren, beveiligingsfuncties mogelijk te maken en gekozen privacy-instellingen op te slaan.

Concreet worden ingezet: sessie- en vernieuwingstokens als uitsluitend server-side cookies, een taalcookie met een looptijd van één jaar die voor de Ponora-domeinen wordt ingesteld, alsmede het lokale opslagitem met de toestemmingskeuze. Bij gebruik van betaal- en aanmeldfuncties worden bovendien scripts van Stripe, PayPal, Apple en Google geladen; deze zijn vereist voor de uitdrukkelijk gewenste functie en worden niet op gewone informatiepagina's geladen. De weergavenaam en het e-mailadres worden niet opgeslagen in cookies die door JavaScript kunnen worden gelezen. De accountgegevens die nodig zijn om de aangemelde gebruiker weer te geven, worden na authenticatie via een beveiligde interface opgehaald.

Op de Ponora-websites zijn momenteel geen analyse- of marketingtechnologieën geïntegreerd waarvoor toestemming vereist is. Er worden uitsluitend technisch noodzakelijke cookies en lokale opslagitems in de zin van § 25 Abs. 2 TDDDG gebruikt. De toestemmingsbanner toont niet-noodzakelijke categorieën standaard gedeactiveerd. U kunt uw keuze te allen tijde wijzigen of intrekken via de link „Cookie-Einstellungen“ in de voettekst van elke pagina.

Mocht Ponora in de toekomst niet-noodzakelijke analyse- of marketingtechnologieën gebruiken, dan worden deze pas na de vereiste toestemming geactiveerd en in de telkens actuele cookie-informatie en in het toestemmingstool vermeld.

22. Communicatie, support en marketing

Wanneer contact wordt opgenomen, verwerkt Ponora de verstrekte gegevens om het verzoek te beantwoorden, het proces te documenteren en eventueel contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen.

Voor transactionele e-mails en supportcommunicatie wordt Mailgun via het EU-eindpunt (api.eu.mailgun.net) met het afzenderdomein send.ponora.de gebruikt. Meting van opens en kliks is uitgeschakeld. Om misbruik van nieuwsbriefaanmeldingen te beperken, wordt uit het IP-adres van de aanvrager een sleutelgebonden hashwaarde gevormd en aan de backend doorgegeven; het IP-adres zelf wordt hiervoor niet opgeslagen.

Marketingcommunicatie wordt alleen verzonden op basis van vrijwillige toestemming of een wettelijk toegestane uitzondering. De marketingoptie is standaard gedeactiveerd. Elk marketingbericht dient een passende afmeldmogelijkheid te bevatten.

Noodzakelijke service-, beveiligings-, contract- of betalingsmededelingen zijn geen marketingcommunicatie en kunnen onafhankelijk van marketingtoestemming worden verzonden.

23. Geautomatiseerde besluiten en AI-transparantie

In het kader van de beschreven standaarddiensten neemt Ponora geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die jegens gebruikers rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Transcripties, samenvattingen en andere automatisch gegenereerde inhoud kunnen fouten bevatten en moeten vóór belangrijk gebruik worden gecontroleerd. Details over de aanduiding van automatisch gegenereerde inhoud staan in de AI-transparantie-informatie.

De aanduiding van automatisch gegenereerde inhoud wordt productoverschrijdend verder geharmoniseerd. Deze transparantie-informatie vervangt niet de controle waarvoor de gebruiker zelf verantwoordelijk is.

24. Rechten van betrokkenen en recht om een klacht in te dienen

Betrokkenen hebben onder de wettelijke voorwaarden met name recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Verleende toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken.

Bij verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen kan bezwaar worden gemaakt om redenen die verband houden met de specifieke situatie van de betrokkene. Tegen direct marketing kan te allen tijde zonder bijzondere motivering bezwaar worden gemaakt.

Recht van bezwaar volgens Art. 21 DSGVO: u hebt het recht om, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende persoonsgegevens die plaatsvindt op grond van Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Tegen verwerking met het oog op directe reclame kunt u te allen tijde zonder opgave van redenen bezwaar maken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan support@ponora.ai. Dit geldt ook voor opgenomen personen zonder eigen Ponora-account. Ter bescherming van alle betrokkenen kan Ponora passend bewijs van identiteit en toewijzing verlangen.

Ponora beantwoordt verzoeken in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan de termijn overeenkomstig de DSGVO worden verlengd; over een verlenging en de redenen daarvoor wordt binnen de eerste maand informatie verstrekt.

Betrokkenen hebben bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, in het bijzonder bij de autoriteit van hun verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermoedelijke inbreuk. Voor Ponora is de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, bevoegd.

25. Minderjarigen en rechtmatige audio-opnamen

De Ponora-diensten zijn in beginsel gericht op personen van 16 jaar en ouder. Personen jonger dan 16 jaar mogen de diensten uitsluitend gebruiken wanneer geldige toestemming van de wettelijke verzorgers of een andere wettelijke grondslag aanwezig is.

Bepaalde aankoop- of contractaanbiedingen kunnen uitsluitend voor meerderjarige personen bestemd zijn. De overeenkomstige vereisten worden bij het desbetreffende aanbod weergegeven.

Ponora verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder de vereiste rechtsgrondslag. Wanneer een niet-toegestane verwerking bekend wordt, kan Ponora inhoud blokkeren, bewijs verlangen of verwijdering in gang zetten.

De leeftijdsgrens betekent niet dat audio-opnamen voor minderjarigen in het algemeen wettelijk verboden zijn. Ongeacht de leeftijd moeten gebruikers de op elke opname toepasselijke strafrechtelijke, persoonlijkheidsrechtelijke, gegevensbeschermingsrechtelijke, arbeidsrechtelijke en beroepsrechtelijke voorschriften naleven.

26. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Ponora kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer producten, gegevensstromen, dienstverleners, rechtsgrondslagen of wettelijke vereisten veranderen.

Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze bekendgemaakt. Nieuwe toestemming wordt uitsluitend verkregen wanneer deze voor een gewijzigde verwerking daadwerkelijk vereist is; louter verder gebruik van de diensten vervangt geen vereiste toestemming.

Datum van deze versie: 31 augustus 2026.

Bijlage A. Gegevensstroom van audio- en AI-verwerking

1. Een opname wordt eerst lokaal op het apparaat of in de mobiele app opgeslagen.

2. De gebruiker start actief een cloudfunctie, in het bijzonder transcriptie of samenvatting.

3. De gegevens worden overgedragen aan de primaire Google-Cloud-infrastructuur in europe-west3.

4. Microsoft Azure Speech verwerkt geselecteerde audiogegevens in Germany West Central.

5. Bij lange opnamen kunnen segmenten en kortstondige stemfragmenten worden verwerkt.

6. Tijdelijke stemfragmenten worden onmiddellijk na voltooiing of mislukking verwijderd.

7. Samenvattingen, titelsuggesties, mindmaps, taken en trefwoorden worden via Anthropic Claude en indien nodig via Google Gemini bij Google Vertex AI gegenereerd in de regio europe-west1 (Europese Unie) (standaard europe-west1).

8. Resultaten worden beschikbaar gesteld aan de bevoegde gebruiker en kunnen door hem worden geëxporteerd of gedeeld.

9. Gebruikersinhoud blijft in beginsel opgeslagen totdat de gebruiker deze verwijdert of de accountverwijdering wordt uitgevoerd.

10. Wanneer de gebruiker een deelactie aanmaakt, zijn de geselecteerde tekstinhouden via een link zonder account toegankelijk; toegangen worden gelogd met IP-adres en user-agent.

Bijlage B. Bewaar- en verwijderingscriteria

Bijlage C. Wezenlijke ontvangers en dienstverleners