Politique de confidentialité

applicable au matériel, à l'application, au web, aux services cloud et aux services d'IA de Ponora

La présente politique de confidentialité explique de manière transparente quelles données à caractère personnel Ponora traite, à quelles fins et quels sont les droits des personnes concernées.

Contact en matière de protection des données : support@ponora.ai

Sommaire

1. Responsable du traitement et contact pour la protection des données

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est Ponora International GmbH, Hammfelddamm 4 A, 41460 Neuss, Allemagne.

Les demandes relatives à la protection des données peuvent être adressées à support@ponora.ai. D'autres coordonnées figurent dans les mentions légales à l'adresse https://ponora.ai.

Aucun délégué à la protection des données n'est actuellement désigné. Si un délégué à la protection des données est désigné à l'avenir, ses coordonnées seront publiées dans la présente politique de confidentialité.

2. Champ d'application et rôles au regard du droit de la protection des données

La présente politique de confidentialité s'applique aux sites web de Ponora, à l'application mobile, à l'application web, aux appareils d'enregistrement et aux cartes d'enregistreur Ponora, aux fonctions cloud, de transcription et d'IA ainsi qu'aux commandes et abonnements.

Ponora agit normalement en qualité de responsable du traitement pour la gestion des comptes utilisateurs, les relations contractuelles, les commandes, les paiements, les communications avec les clients, la sécurité du système et l'exploitation de son propre site web.

Lorsque Ponora traite des données à caractère personnel exclusivement sur instruction documentée d'une entreprise cliente, elle peut agir en qualité de sous-traitant pour ce traitement. Un accord conformément à l'article 28 du RGPD doit être conclu avant le début d'un tel traitement. Le rôle concret dépend toujours du traitement effectif et du pouvoir de décision, et non de la seule dénomination d'un contrat.

Les prestataires de services de paiement, les boutiques d'applications, les exploitants de plateformes ou d'autres fournisseurs peuvent agir eux-mêmes en qualité de responsables du traitement pour certaines opérations. Dans ce cas, leurs propres informations sur la protection des données s'appliquent en complément.

3. Finalités et bases juridiques du traitement

Ponora ne traite les données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. La base juridique applicable dépend du traitement concret.

Lorsque la fourniture de certaines informations est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat, leur non-fourniture peut avoir pour conséquence qu'un compte, une commande ou une fonction demandée ne puisse être fourni ou traité.

Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir. La licéité du traitement effectué jusqu'au retrait n'en est pas affectée.

4. Catégories de données à caractère personnel

Selon l'utilisation, Ponora traite notamment les catégories de données suivantes :

• Données de base et coordonnées, par exemple le nom d'affichage, l'adresse e-mail, la langue, le fuseau horaire et, le cas échéant, les informations relatives à l'entreprise.

• Données de compte et d'authentification, par exemple le hachage du mot de passe, les dates et heures de connexion, les informations de session, les associations OAuth, les données de vérification et de sécurité.

• Données relatives aux appareils et à leur association, par exemple l'identifiant de l'appareil, le numéro de série, le modèle, la version du micrologiciel, l'état de l'association ainsi que les derniers états signalés de la batterie et du stockage.

• Données audio et de contenu, par exemple les enregistrements, les fichiers audio importés, les transcriptions, les résumés, les mises en évidence, les notes, les tâches, les cartes mentales, les prompts des utilisateurs et les contenus partagés.

• Données techniques relatives aux locuteurs, par exemple les identifiants techniques de locuteurs, les segments audio extraits temporairement et les résultats d'attribution.

• Données d'utilisation, de quota et de diagnostic, par exemple les minutes de traitement consommées, les appels de fonctions, l'adresse IP, les informations relatives au navigateur et à l'application ainsi que les journaux d'erreurs et de sécurité.

• Données de commande, de paiement et de facturation, par exemple les produits commandés, la formule, les données de facturation, le statut du paiement et les identifiants de transaction.

• Données de communication et d'assistance, par exemple les demandes, les messages, les pièces jointes et les notes de traitement.

• Données de consentement et de preuve, par exemple la finalité, la référence au texte ou à la version, la langue, la date et l'heure, la source et le retrait d'un consentement.

• Journaux d'utilisation de l'IA, par exemple le type d'opération (transcription, résumé), le modèle utilisé, le nombre de jetons, les coûts ainsi que le lien avec l'utilisateur et l'enregistrement.

• Données de push et de notification, par exemple le jeton push, la plateforme, l'identifiant de l'appareil, la langue de l'appareil et la date et l'heure de la dernière inscription.

• Données de partage et d'accès, par exemple le code de partage, les autorisations, les valeurs de délai d'expiration et de compteur d'accès ainsi que l'adresse IP et l'agent utilisateur des personnes qui consultent un lien de partage.

• Notes contextuelles récurrentes (« Memory »), dérivées des contenus des utilisateurs et utilisées pour la qualité des résultats entre plusieurs enregistrements.

• Données d'attribution des locuteurs pour les enregistrements longs, par exemple les identifiants de segments, les identifiants techniques de locuteurs, les fenêtres temporelles, les scores de confiance et la version de la procédure.

Ponora n'accède pas au carnet d'adresses du terminal ; l'application ne demande pas l'autorisation correspondante. Pour la sélection individuelle d'une image déclenchée par l'utilisateur ainsi que pour l'enregistrement de ses propres graphiques d'analyse, une autorisation multimédia est demandée par le système. Une autorisation de localisation est demandée exclusivement pour la détection Bluetooth et Wi-Fi des appareils Ponora (sur Android uniquement jusqu'au niveau d'API 32) ; les coordonnées de localisation ne sont ni collectées ni conservées.

5. Inscription, compte et consentements

Lors de l'inscription, Ponora traite notamment l'adresse e-mail, le hachage du mot de passe, le nom d'affichage, la langue et le fuseau horaire. En cas de connexion par l'intermédiaire d'Apple ou de Google, les données de compte communiquées par le fournisseur concerné peuvent être traitées.

Dans l'application mobile, la connexion avec Apple est techniquement assurée par un service de redirection exploité par Ponora sur Google Cloud Run.

L'acceptation des conditions générales, la prise de connaissance de la présente politique de confidentialité et les consentements volontaires sont des actes juridiquement distincts. Les consentements volontaires, notamment en matière de marketing, ne sont pas liés à l'acceptation des conditions générales.

Le consentement à la newsletter n'est pas présélectionné, requiert une sélection active et est confirmé par un double opt-in par e-mail. Vous pouvez retirer à tout moment un consentement au marketing donné au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque e-mail marketing, dans les paramètres du compte ou via support@ponora.ai.

Ponora conserve des preuves de l'acceptation des contrats, des informations relatives à la protection des données et des consentements, dans la mesure nécessaire au respect des obligations légales de preuve et à la défense de droits en justice. Pour l'inscription, un indicateur de confirmation et un horodatage sont conservés. Pour la newsletter, sont en outre conservés la finalité, la version du texte de consentement, la version de la notice relative à la protection des données, la langue, la source, les dates et heures de la demande, de la confirmation et de la désinscription ainsi qu'un historique évolutif des événements. Pour la notice préalable à l'enregistrement, une confirmation versionnée est conservée ; cette confirmation couvre les enregistrements commencés par téléphone ou via l'application, mais pas ceux commencés directement au moyen de la touche de l'appareil en mode hors ligne.

6. Appareils, association des appareils et quotas d'utilisation

Lorsqu'un appareil Ponora ou une carte d'enregistreur est relié à un compte, Ponora traite les identifiants de l'appareil, le numéro de série, le modèle, les informations relatives au micrologiciel, l'état de l'association ainsi que les dates et heures du dernier signalement d'état.

Les affichages de la batterie et du stockage ne sont normalement que des instantanés transmis au système dorsal lors de la connexion de l'appareil par l'intermédiaire de l'application mobile. Ils ne signifient pas que l'application web interroge l'appareil en temps réel.

Afin de gérer l'étendue gratuite et payante des prestations, Ponora traite l'association de l'appareil, le statut de la formule et les minutes de traitement consommées. Après l'association de l'appareil, le quota gratuit est attribué à un compte utilisateur ; plusieurs appareils associés au même compte partagent le quota de ce compte.

7. Enregistrements audio, stockage local et téléversement

Ponora applique un principe de priorité au stockage local. Les nouveaux enregistrements sont d'abord stockés localement sur l'appareil d'enregistrement ou dans l'application mobile. La synchronisation automatique avec le cloud n'est pas activée par défaut.

Un téléversement vers le cloud de Ponora est déclenché lorsque l'utilisateur sélectionne activement une fonction basée sur le cloud, notamment la transcription ou le résumé, ou active une fonction de synchronisation disponible.

Il incombe à l'utilisateur de s'assurer que l'enregistrement, le téléversement, le traitement et la transmission sont effectués licitement. En Allemagne, l'enregistrement non autorisé de paroles prononcées dans un cadre non public peut notamment constituer une infraction pénale au titre de l'article 201 du StGB. Les informations et consentements requis ou les autres bases juridiques doivent être obtenus avant l'enregistrement.

Les données audio transférées vers le cloud sont conservées sous forme chiffrée. Pour la transcription, elles sont temporairement déchiffrées sur le serveur de traitement et mises à disposition dans un fichier temporaire, puis supprimées à l'issue ou en cas d'échec du traitement. Pour leur transmission au service de reconnaissance vocale, des adresses d'accès signées et limitées dans le temps sont générées.

8. Transcription et traitement de la parole

Ponora utilise Microsoft Azure Speech comme seul service pour le traitement automatique de la parole en texte. Le traitement est effectué dans la région Azure Germany West Central (Allemagne). Les procédés Azure « Fast Transcription » (REST) et l'interface de streaming Azure Speech sont utilisés ; pour les enregistrements très longs, l'enregistrement est divisé en segments.

Pour la transcription demandée par l'utilisateur, les données audio sélectionnées sont transmises à Microsoft Azure. Le traitement sert à la reconnaissance vocale et à la séparation technique des locuteurs qui lui est associée.

Aucune voie de repli vers un autre fournisseur n'existe pour la reconnaissance vocale. Les demandes désignant un fournisseur autre qu'Azure sont rejetées côté serveur. Le passage d'un procédé Azure à l'autre (Fast Transcription et Streaming) reste auprès du même fournisseur et dans la même région.

L'exactitude dépend notamment de la langue, de la prononciation, du niveau sonore, de la qualité du microphone et du chevauchement des voix. Les transcriptions devraient être vérifiées avant toute utilisation ultérieure.

La reconnaissance vocale automatique prend notamment en charge les langues allemande, anglaise, chinoise et française. Le traitement a lieu dans la région Azure indiquée indépendamment de la langue reconnue. Pour les enregistrements dépassant une durée maximale définie, la séparation des locuteurs est automatiquement désactivée.

9. Enregistrements longs, segmentation et séparation des locuteurs

Les enregistrements longs peuvent être divisés en plusieurs segments. Dans chaque segment, la séparation des locuteurs attribue les interventions de la conversation à des identifiants techniques de locuteurs.

Pour assurer une attribution cohérente entre plusieurs segments, Ponora peut sélectionner, dans des segments voisins, plusieurs échantillons vocaux courts et de qualité appropriée du même candidat, les séparer par de courts intervalles de silence et les analyser de nouveau avec Azure Speech. Au moins trois segments vocaux d'au moins deux secondes chacun sont utilisés ; les segments inadaptés ou comprenant des voix qui se chevauchent sont exclus.

L'enregistrement long complet n'est pas retransmis pour ce contrôle supplémentaire. L'analyse ne sert que de signal technique auxiliaire et est combinée à d'autres critères.

Les fichiers audio temporaires générés pour ce contrôle supplémentaire sont supprimés immédiatement après la réussite ou l'échec du traitement ; aucune durée de conservation supplémentaire ne s'applique. Les résultats de l'attribution des locuteurs sont en revanche conservés comme métadonnées de l'enregistrement, notamment les identifiants de segments, les identifiants techniques de locuteurs, les fenêtres temporelles, les scores de confiance, la version de la procédure et le statut du contrôle. Ces métadonnées ne contiennent pas de données audio ; elles sont supprimées avec l'enregistrement ou le compte et ne sont soumises à aucune durée d'expiration propre.

Les identifiants techniques de locuteurs ne sont pas automatiquement associés à des noms en clair ; les utilisateurs peuvent eux-mêmes attribuer un nom à un identifiant de locuteur, ce nom provenant alors de l'utilisateur. L'attribution des locuteurs peut, en cas de doute, faire l'objet d'un contrôle interne ; le statut du contrôle et l'instance chargée du contrôle sont consignés à cette fin.

10. Résumés générés par l'IA, mises en évidence et partages

Pour créer des résumés, Ponora traite les transcriptions, les mises en évidence et, le cas échéant, d'autres informations contextuelles fournies par l'utilisateur.

Pour les analyses textuelles assistées par l'IA, Anthropic Claude est utilisé par l'intermédiaire de Google Vertex AI dans la région europe-west1 (Union européenne). Le modèle de repli est Google Gemini, utilisé par l'intermédiaire de Google Vertex AI dans la même région. La chaîne de repli reste entièrement au sein de l'Union européenne.

Les fonctions d'IA disponibles comprennent la transcription audio, les résumés, les suggestions de titres, la mise en évidence des contenus importants, les cartes mentales, l'extraction de tâches, les mots-clés, les suggestions de l'IA, les notes contextuelles couvrant plusieurs enregistrements ainsi que le partage et l'exportation des résultats.

Les photos jointes à un enregistrement ou à une note ne sont pas transmises au modèle de langage en tant que contenu d'image ; seuls des renvois sont transmis.

Lorsque l'utilisateur crée un partage, les contenus sélectionnés sont rendus accessibles au moyen d'un lien. Un partage comprend des extraits de transcription, des résumés, des résultats structurés, des points clés, des tâches, des indications sur les participants, la date et l'heure de l'enregistrement ainsi que le nom d'affichage de la personne qui effectue le partage ; le fichier audio lui-même n'est pas mis à disposition par le biais du partage public. L'accès est possible sans compte Ponora. Une durée d'expiration ainsi que des limites d'accès et de téléchargement peuvent être définies ; en l'absence d'indication correspondante, un lien de partage n'expire pas automatiquement dans le fonctionnement actuel. Les accès aux liens de partage sont consignés, y compris l'adresse IP et l'agent utilisateur de la personne qui y accède. Ponora recommande d'assortir les partages d'une durée d'expiration.

Les résultats générés par l'IA peuvent être incomplets ou inexacts. Ils ont une fonction d'assistance et ne remplacent aucun conseil médical, juridique, fiscal, financier ou autre conseil professionnel.

11. Absence d'utilisation pour l'entraînement général de l'IA

Ponora n'utilise pas les enregistrements audio, les transcriptions et les résumés pour entraîner des modèles d'IA accessibles au public ou communs à plusieurs fournisseurs.

La version actuelle du produit ne comporte aucun commutateur d'adhésion volontaire à un programme d'entraînement de modèles ou d'amélioration générale. Un tel programme n'est donc pas présenté comme une option actuellement proposée aux utilisateurs.

Des contrôles techniques de qualité, des vérifications de sécurité et une détection des abus peuvent être effectués dans la mesure nécessaire, à condition qu'une base juridique existe à cet effet et que le traitement soit limité à la finalité concernée.

Ponora n'exporte pas les contenus des utilisateurs à des fins d'entraînement, de constitution de jeux de données ou de retour d'information. La question de savoir si et dans quelle mesure les fournisseurs utilisés peuvent traiter des contenus à leurs propres fins ou pour des contrôles d'utilisation abusive est régie par les contrats conclus avec ces fournisseurs et par les paramètres de compte correspondants ; les exclusions du côté du fournisseur ne sont pas contrôlées dans l'application, mais par contrat et via la configuration du fournisseur.

12. Catégories particulières de données à caractère personnel

Les enregistrements audio et les transcriptions peuvent révéler des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD, notamment des données de santé, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, l'origine ethnique ainsi que des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle.

De tels contenus ne peuvent être traités que si, outre une base juridique au titre de l'article 6 du RGPD, l'une des conditions prévues à l'article 9, paragraphe 2, du RGPD est remplie. Selon l'utilisation, il peut notamment s'agir d'un consentement exprès ou d'une autre exception prévue par la loi.

Les entreprises clientes demeurent en principe responsables de vérifier la licéité de leurs finalités d'enregistrement et de traitement, d'informer les personnes concernées et de documenter les conditions nécessaires au titre des articles 6 et 9 du RGPD. Un accord relatif au traitement pour le compte du responsable du traitement ne remplace pas cette base juridique propre au client.

La présente politique de confidentialité ne constitue aucune autorisation, au regard du droit médical ou des règles professionnelles, de traiter des catégories particulières de données.

13. Informations destinées aux personnes enregistrées ne disposant pas d'un compte Ponora

La présente section s'adresse également aux personnes dont la voix ou les déclarations figurent dans un enregistrement créé ou téléversé par un utilisateur de Ponora, bien qu'elles ne disposent pas elles-mêmes d'un compte Ponora.

Dans ce cas, la source des données est en principe l'utilisateur qui crée ou téléverse l'enregistrement. Peuvent notamment être traités la voix, les propos, les identifiants techniques de locuteurs et les informations contextuelles. Le traitement est effectué pour les fonctions choisies par l'utilisateur, notamment le stockage, la transcription, la séparation des locuteurs, le résumé et le partage.

L'utilisateur qui effectue l'enregistrement est tenu d'informer en temps utile les personnes concernées et d'obtenir le consentement requis ou de disposer d'une autre base juridique. Cette obligation de l'utilisateur n'exclut pas les propres obligations d'information et d'assistance de Ponora.

Les personnes enregistrées peuvent exercer leurs droits en matière de protection des données sans compte Ponora en écrivant à support@ponora.ai. Afin d'identifier l'enregistrement concerné et de protéger les autres participants, Ponora peut demander des informations appropriées permettant d'identifier l'enregistrement et de vérifier l'identité de la personne concernée.

14. Infrastructure et régions de traitement

L'infrastructure principale de Ponora est exploitée sur Google Cloud Platform dans la région europe-west3 à Francfort-sur-le-Main. Google Cloud Storage, la base de données (Cloud SQL), les grappes de calcul (GKE), le registre de conteneurs et les services Cloud Run s'y trouvent.

Google Cloud Pub/Sub est utilisé pour le traitement des messages. Ce service transporte les événements de suppression et de traitement avec des identifiants utilisateur ; le contenu des enregistrements, des transcriptions ou des résumés n'est pas transmis. Le stockage de ces messages en dehors de l'Union européenne ne peut actuellement pas être exclu. Dans ce cas, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), en liaison avec les mesures de protection complémentaires du fournisseur. Une copie des garanties peut être demandée à l'adresse support@ponora.ai.

Microsoft Azure Speech traite les données audio dans la région Germany West Central (Allemagne). Anthropic Claude et Google Gemini sont utilisés par l'intermédiaire de Google Vertex AI dans la région europe-west1 (Union européenne). Pour les données d'objets, Google Cloud Storage (europe-west3) et un environnement de stockage chez IONOS (Francfort-sur-le-Main) sont utilisés.

Les voies de traitement pour le stockage principal, la reconnaissance vocale et l'analyse par l'IA se trouvent en Allemagne ou dans l'Union européenne. Le stockage des messages chez Google Cloud Pub/Sub n'est pas limité à l'Union européenne ; les informations de la présente section et de la section 16 s'appliquent à cet égard.

15. Destinataires et prestataires

Ponora ne transmet des données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la fourniture des services demandés, au traitement des paiements, aux communications, au respect des obligations légales ou à la poursuite d'intérêts légitimes.

Des accords conformément à l'article 28 du RGPD sont conclus avec les sous-traitants lorsque cela est nécessaire. Les fournisseurs qui traitent les données à leurs propres fins ou agissent en qualité de partie contractante indépendante fournissent des informations sur le traitement dans leurs propres politiques de confidentialité.

Le récapitulatif actuel des prestataires peut être mis à jour en cas de modifications importantes. Les modifications pertinentes au regard de la protection des données sont traitées conformément aux exigences légales.

16. Transferts vers des pays tiers et accès à distance

Le traitement technique principal a lieu dans l'Union européenne. Des accès d'assistance techniques et administratifs autorisés peuvent avoir lieu depuis l'Allemagne et la Chine. Ces accès sont effectués exclusivement par des personnes autorisées au moyen d'accès sécurisés et sont consignés.

Un accès depuis la Chine est traité comme un transfert vers un pays tiers. Un tel accès ne peut avoir lieu que dans la mesure où les conditions prévues aux articles 44 et suivants du RGPD sont remplies, où les garanties nécessaires sont documentées et où des mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection sont mises en œuvre. Ponora fonde ces transferts sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), en liaison avec une évaluation documentée des risques et des mesures techniques et organisationnelles de protection complémentaires.

Les personnes concernées peuvent obtenir, à l'adresse support@ponora.ai, des informations sur les garanties utilisées pour un transfert concret vers un pays tiers ainsi que sur la possibilité de demander une copie des mesures de protection pertinentes, dans la mesure où cela ne porte atteinte ni aux droits de tiers ni à des intérêts de sécurité.

17. Durée de conservation et critères d'effacement

Ponora ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la finalité concernée. Sont notamment déterminants la durée du compte et du contrat, les décisions de l'utilisateur, les obligations légales de conservation, la nécessité de se défendre contre des prétentions ou de les faire valoir ainsi que les cycles techniques d'effacement et d'écrasement.

Les contenus actifs des utilisateurs, tels que les enregistrements audio, les transcriptions, les résumés, les mises en évidence, les notes et les cartes mentales, sont conservés sans durée d'expiration automatique jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime, que le compte soit supprimé ou que la finalité du traitement disparaisse.

Les fichiers audio temporaires utilisés pour l'attribution des locuteurs entre plusieurs segments sont supprimés immédiatement après la réussite ou l'échec du traitement. Autres données techniquement limitées dans le temps : les objets temporaires du stockage d'objets sont supprimés après sept jours, les fichiers d'exportation après 90 jours, les adresses de téléchargement signées expirent au plus tard après sept jours, les copies de sauvegarde dans le stockage d'objets après 365 jours.

Les données pertinentes au regard de la facturation, de la fiscalité et du droit commercial sont conservées pendant les délais prescrits par la loi.

Les données contenues dans les sauvegardes sont supprimées dans le cadre des cycles de rotation et d'écrasement applicables. Jusqu'à leur écrasement, elles ne sont pas utilisées pour l'exploitation normale du produit et ne sont conservées qu'à des fins de restauration et de sécurité.

Les journaux relatifs à l'utilisation des fonctions d'IA (type d'opération, modèle, nombre de jetons et coûts) sont conservés pendant 30 jours au maximum à des fins de facturation, de prévention des abus et de preuve, sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points c et f, du RGPD. Au plus tard 30 jours après la suppression d'un compte, le lien de ces journaux avec une personne est supprimé. Vous pouvez vous opposer, au titre de l'article 21 du RGPD, au traitement fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD.

18. Suppression du compte et exportation des données

Lors d'une clôture ordinaire du compte à son initiative, l'utilisateur peut expressément choisir un délai de restauration de 30 jours. Ce délai est facultatif. Pendant le délai choisi, l'utilisateur peut annuler la clôture et utiliser les fonctions d'exportation qui restent disponibles.

Une demande d'effacement définitif de données à caractère personnel au titre de l'article 17 du RGPD n'est soumise à aucun délai de restauration obligatoire. Lorsque les conditions légales sont réunies, Ponora efface les données concernées dans les meilleurs délais, sauf si une exception prévue à l'article 17, paragraphe 3, du RGPD s'applique. Ces demandes peuvent également être adressées à support@ponora.ai pendant un délai de restauration choisi ; l'expiration du délai restant ne sera pas attendue. Ponora informe des mesures prises dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Toute prolongation autorisée par l'article 12, paragraphe 3, du RGPD est communiquée au cours du premier mois, avec ses motifs. L'accès permettant d'annuler une clôture ordinaire du compte n'est maintenu que pendant un délai de restauration expressément choisi ; l'annulation peut également être effectuée par l'intermédiaire de l'assistance.

L'exportation de contenus individuels diffère selon l'application : dans l'application web, les transcriptions et les notes sont disponibles aux formats PDF, DOCX, TXT et Markdown, et les cartes mentales aux formats PNG, SVG et Markdown. Dans l'application mobile, les formats PDF, DOCX, TXT et Markdown sont disponibles, sans PDF pour les transcriptions ; l'exportation DOCX suppose un enregistrement synchronisé avec le cloud ; les cartes mentales peuvent être fournies au format PNG ou Markdown. Les tâches ne sont fournies avec les notes correspondantes que lors d'une exportation via l'application mobile ; l'exportation générée côté serveur contient le titre, la transcription et le résumé, mais aucune tâche.

Dans l'application, l'exportation est disponible par l'intermédiaire de la fonction de partage de la page de détails du fichier audio et, dans l'application web, dans la zone supérieure droite de la page de détails de l'enregistrement.

Cette exportation de contenus individuels doit être distinguée de votre droit d'accès (article 15 du RGPD) et de votre droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD). Vous pouvez exercer ces droits à tout moment via support@ponora.ai ; Ponora vous fournit les données concernées dans un format couramment utilisé et lisible par machine.

En cas de clôture ordinaire du compte avec un délai de restauration expressément choisi, le processus technique d'effacement est lancé à l'expiration de ce délai. En l'absence de délai de restauration choisi, ainsi qu'en cas de demande d'effacement fondée au titre de l'article 17 du RGPD, le processus d'effacement est lancé sans délai et exécuté sans retard injustifié. Une fois le processus d'effacement commencé, les fonctions d'exportation ne sont plus disponibles. Les obligations légales de conservation et les exceptions prévues à l'article 17, paragraphe 3, du RGPD demeurent applicables. Les données restant temporairement dans des sauvegardes, des journaux de sécurité ou chez des prestataires sont soumises aux critères d'effacement décrits à la section 17 ; les procédures techniques ou contractuelles ne justifient aucun retard injustifié dans un effacement légalement obligatoire.

Ponora ne promet pas ici une suppression simultanée de l'ensemble des systèmes actifs, sauvegardes et systèmes des prestataires à une date techniquement non vérifiée. Les opérations de suppression sont exécutées conformément aux processus du système et du prestataire concernés.

À l'achèvement de la suppression, les données relatives au compte, aux sessions, aux paramètres, aux enregistrements, aux transcriptions, aux notes, aux partages, aux notifications et au traitement par l'IA sont supprimées ; la suppression des fichiers d'objets est effectuée au moyen d'une demande de suppression ultérieure. Seuls subsistent un enregistrement justificatif de l'opération de suppression avec un identifiant utilisateur pseudonymisé ainsi que les données soumises à des obligations légales de conservation.

19. Sécurité et violations de données à caractère personnel

Ponora met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'article 32 du RGPD. Celles-ci comprennent notamment le chiffrement lors de la transmission, des droits d'accès fondés sur les rôles, la séparation des environnements de développement et de production, la journalisation des opérations pertinentes pour la sécurité, les mises à jour de sécurité ainsi que les procédures de sauvegarde et de restauration.

L'accès aux comptes utilisateurs et au système de gestion des utilisateurs est protégé par des procédures d'authentification et d'autorisation à plusieurs niveaux.

Aucun système technique n'offre une sécurité absolue. Ponora examine les mesures de protection en fonction des risques et les adapte si nécessaire.

En cas de violation de données à caractère personnel, Ponora documente l'incident et respecte les obligations légales de notification et d'information. Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, elle est en principe notifiée à l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant le moment où Ponora en a pris connaissance, dans la mesure exigée par la loi. Lorsqu'elle est susceptible d'engendrer un risque élevé, les personnes concernées en sont informées sans retard injustifié, sauf si une exception légale s'applique.

20. Commandes, paiements et abonnements

Pour les commandes et les abonnements, Ponora traite notamment le nom, les coordonnées, les données de facturation, les produits commandés, la formule, le statut du paiement, les identifiants de transaction et, le cas échéant, les informations requises à des fins fiscales.

Les paiements liés aux contrats directs avec Ponora sont traités par Stripe ; les moyens de paiement affichés lors du paiement peuvent notamment comprendre le paiement par carte et le prélèvement SEPA. PayPal est disponible uniquement pour les achats uniques dans la boutique, et non pour les abonnements. Les achats et abonnements effectués via l'Apple App Store et Google Play sont traités par la plateforme concernée.

Les données de paiement complètes peuvent être traitées directement par le prestataire de services de paiement ou l'exploitant de la plateforme concerné. Ces fournisseurs peuvent, à cet égard, agir eux-mêmes en qualité de responsables du traitement. Ponora ne reçoit normalement que les informations nécessaires à la gestion du contrat, au statut du paiement, à la comptabilité et à l'assistance.

Le traitement sert à l'exécution du contrat, au respect des obligations légales en matière de comptabilité et de fiscalité, à la prévention de la fraude ainsi qu'au traitement des cas de paiement et d'assistance.

21. Site web, cookies et stockage local

Lors d'une visite du site web de Ponora, des données de journal du serveur telles que l'adresse IP, la date et l'heure, la page consultée, la page référente, le navigateur et le système d'exploitation peuvent être traitées. Ce traitement sert à l'exploitation technique, à la sécurité et à l'analyse des erreurs.

Des cookies techniquement nécessaires ou des mécanismes comparables de stockage local peuvent être utilisés pour mettre le site web à disposition, gérer les sessions, permettre des fonctions de sécurité et enregistrer les paramètres de confidentialité sélectionnés.

Sont concrètement utilisés : des jetons de session et de renouvellement sous forme de cookies exclusivement serveur, un cookie de langue d'une durée d'un an défini pour les domaines de Ponora, ainsi que l'entrée de stockage local contenant le choix de consentement. Lors de l'utilisation des fonctions de paiement et de connexion, des scripts supplémentaires de Stripe, PayPal, Apple et Google sont chargés ; ils sont nécessaires à la fonction expressément demandée et ne sont pas chargés sur les pages d'information ordinaires. Le nom d'affichage et l'adresse e-mail ne sont pas stockés dans des cookies lisibles par JavaScript. Les données de compte nécessaires à l'affichage de l'utilisateur connecté sont récupérées après authentification via une interface protégée.

À l'heure actuelle, aucune technologie d'analyse ou de marketing soumise au consentement n'est intégrée aux sites web de Ponora. Seuls des cookies techniquement nécessaires et des entrées de stockage local au sens de l'article 25, paragraphe 2, du TDDDG sont utilisés. La bannière de consentement affiche par défaut les catégories non nécessaires comme désactivées. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » situé dans le pied de page de chaque page.

Si Ponora utilise à l'avenir des technologies d'analyse ou de marketing non nécessaires, celles-ci ne seront activées qu'après l'obtention du consentement requis et seront nommées dans les informations alors en vigueur sur les cookies ainsi que dans l'outil de gestion du consentement.

22. Communications, assistance et marketing

Lorsqu'une personne contacte Ponora, cette dernière traite les données transmises afin de répondre à la demande, de documenter le dossier et, le cas échéant, de respecter des obligations contractuelles ou légales.

Pour les e-mails transactionnels et les communications avec l'assistance, Mailgun est utilisé via le point de terminaison UE (api.eu.mailgun.net), avec le domaine d'expédition send.ponora.de. La mesure des ouvertures et des clics est désactivée. Afin de limiter les inscriptions abusives à la newsletter, une valeur de hachage liée à une clé est calculée à partir de l'adresse IP du demandeur et transmise au système dorsal ; l'adresse IP elle-même n'est pas conservée à cette fin.

Les communications marketing ne sont envoyées que sur la base d'un consentement volontaire ou d'une exception autorisée par la loi. L'option marketing est désactivée par défaut. Chaque message marketing doit comporter une possibilité appropriée de se désabonner.

Les communications nécessaires relatives au service, à la sécurité, au contrat ou au paiement ne constituent pas des communications marketing et peuvent être envoyées indépendamment d'un consentement au marketing.

23. Décisions automatisées et transparence de l'IA

Dans le cadre des services standard décrits, Ponora ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques à l'égard des utilisateurs ou les affecte de manière significative de façon similaire.

Les transcriptions, les résumés et les autres contenus générés automatiquement peuvent contenir des erreurs et doivent être vérifiés avant toute utilisation importante. Les informations sur le marquage des contenus générés automatiquement figurent dans les informations sur la transparence de l'IA.

L'identification des contenus générés automatiquement continue d'être harmonisée entre les différents produits. Les présentes informations de transparence ne remplacent pas la vérification effectuée par l'utilisateur sous sa propre responsabilité.

24. Droits des personnes concernées et droit d'introduire une réclamation

Sous réserve des conditions légales, les personnes concernées disposent notamment du droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition. Un consentement donné peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir.

Lorsque le traitement repose sur des intérêts légitimes, la personne concernée peut s'y opposer pour des raisons tenant à sa situation particulière. Elle peut s'opposer à tout moment au marketing direct sans avoir à fournir de motif particulier.

Droit d'opposition au titre de l'article 21 du RGPD : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD. Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans indication de motif au traitement à des fins de prospection directe.

Les demandes peuvent être adressées à support@ponora.ai. Cela vaut également pour les personnes enregistrées qui ne disposent pas de leur propre compte Ponora. Afin de protéger toutes les parties, Ponora peut demander une preuve appropriée de l'identité de la personne et du lien avec les données concernées.

Ponora répond en principe aux demandes dans un délai d'un mois. En cas de demandes complexes ou nombreuses, le délai peut être prolongé conformément au RGPD ; la personne concernée est informée de la prolongation et de ses motifs au cours du premier mois.

Les personnes concernées ont également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données, notamment celle de leur lieu de résidence, de leur lieu de travail ou du lieu de la violation présumée. L'autorité compétente pour Ponora est la Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

25. Mineurs et enregistrements audio licites

Les services de Ponora sont en principe destinés aux personnes âgées d'au moins 16 ans. Les personnes de moins de 16 ans ne peuvent utiliser les services que si un consentement valable des titulaires de l'autorité parentale ou une autre base juridique existe.

Certaines offres d'achat ou de contrat peuvent être exclusivement réservées aux personnes majeures. Les exigences correspondantes sont affichées avec l'offre concernée.

Ponora ne collecte pas sciemment de données à caractère personnel relatives à des enfants de moins de 16 ans en l'absence de la base juridique requise. Si Ponora apprend qu'un traitement non autorisé a lieu, elle peut bloquer les contenus, demander des justificatifs ou faire procéder à leur suppression.

La limite d'âge ne signifie pas que les enregistrements audio sont généralement interdits par la loi aux mineurs. Indépendamment de leur âge, les utilisateurs doivent respecter les dispositions du droit pénal, des droits de la personnalité, du droit de la protection des données, du droit du travail et des règles professionnelles applicables à chaque enregistrement.

26. Modifications de la présente politique de confidentialité

Ponora peut adapter la présente politique de confidentialité lorsque les produits, les flux de données, les prestataires, les bases juridiques ou les exigences légales changent.

Les modifications importantes seront annoncées de manière appropriée. Un nouveau consentement n'est recueilli que s'il est effectivement nécessaire pour un traitement modifié ; la simple poursuite de l'utilisation des services ne remplace pas un consentement requis.

Mise à jour de la présente version : 31 août 2026.

Annexe A. Flux de données du traitement audio et par l'IA

1. Un enregistrement est d'abord stocké localement sur l'appareil ou dans l'application mobile.

2. L'utilisateur lance activement une fonction cloud, notamment la transcription ou le résumé.

3. Les données sont transmises à l'infrastructure principale de Google Cloud dans la région europe-west3.

4. Microsoft Azure Speech traite les données audio sélectionnées dans la région Germany West Central.

5. Pour les enregistrements longs, des segments et des échantillons vocaux temporaires de locuteurs peuvent être traités.

6. Les échantillons temporaires de locuteurs sont supprimés immédiatement après l'achèvement ou l'échec du traitement.

7. Les résumés, les suggestions de titres, les cartes mentales, les tâches et les mots-clés sont générés par Anthropic Claude et, si nécessaire, par Google Gemini via Google Vertex AI dans la région europe-west1 (Union européenne) (europe-west1 prédéfinie).

8. Les résultats sont mis à la disposition de l'utilisateur autorisé, qui peut les exporter ou les partager.

9. En principe, les contenus des utilisateurs demeurent conservés jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime ou que la suppression du compte soit effectuée.

10. Lorsque l'utilisateur crée un partage, les contenus textuels sélectionnés sont accessibles via un lien sans compte ; les accès sont consignés avec l'adresse IP et l'agent utilisateur.

Annexe B. Critères de conservation et d'effacement

Annexe C. Principaux destinataires et prestataires