Privatlivspolitik

for Ponora-hardware, app, web-, cloud- og AI-tjenester

Denne privatlivspolitik forklarer på en gennemsigtig måde, hvilke personoplysninger Ponora behandler, til hvilke formål behandlingen sker, og hvilke rettigheder registrerede har.

Databeskyttelseskontakt: support@ponora.ai

Indholdsoversigt

1. Dataansvarlig og databeskyttelseskontakt

Den dataansvarlige i henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR) er Ponora International GmbH, Hammfelddamm 4 A, 41460 Neuss, Deutschland.

Databeskyttelsesrelaterede henvendelser kan sendes til support@ponora.ai. Yderligere kontaktmuligheder fremgår af de juridiske oplysninger på https://ponora.ai.

Der er i øjeblikket ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Hvis der fremover udpeges en databeskyttelsesrådgiver, offentliggøres dennes kontaktoplysninger i denne privatlivspolitik.

2. Anvendelsesområde og databeskyttelsesretlige roller

Denne privatlivspolitik gælder for Ponoras websteder, mobilappen, webapplikationen, Ponoras optageenheder og optagerkort, cloud-, transskriberings- og AI-funktionerne samt bestillinger og abonnementer.

Ponora er normalt dataansvarlig for administration af brugerkonti, aftaleforhold, bestillinger, betalinger, kundekommunikation, systemsikkerhed og drift af sit eget websted.

Hvis Ponora udelukkende behandler personoplysninger efter dokumenteret instruks fra en erhvervskunde, kan Ponora fungere som databehandler ved denne behandling. Inden en sådan behandling påbegyndes, skal der indgås en aftale efter artikel 28 i GDPR. Den konkrete rolle afgøres altid af den faktiske behandling og beslutningskompetence og ikke alene af betegnelsen i en aftale.

Betalingstjenesteudbydere, appbutikker, platformsoperatører eller andre udbydere kan selv være dataansvarlige for enkelte behandlingsaktiviteter. I så fald gælder deres privatlivsmeddelelser supplerende.

3. Formål med og retsgrundlag for behandlingen

Ponora behandler kun personoplysninger til fastlagte, udtrykkelige og legitime formål. Det relevante retsgrundlag afhænger af den konkrete behandling.

I det omfang bestemte oplysninger er nødvendige for at indgå eller opfylde en aftale, kan manglende afgivelse af oplysningerne medføre, at en konto, en bestilling eller en funktion, der er anmodet om, ikke kan stilles til rådighed.

Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage med virkning for fremtiden. Lovligheden af den behandling, der er foretaget indtil tilbagetrækningen, berøres ikke.

4. Kategorier af personoplysninger

Afhængigt af brugen behandler Ponora navnlig følgende kategorier af oplysninger:

• Stam- og kontaktoplysninger, for eksempel vist navn, e-mailadresse, sprog, tidszone og eventuelle virksomhedsoplysninger.

• Konto- og autentificeringsoplysninger, for eksempel adgangskodehash, logintidspunkter, sessionsoplysninger, OAuth-forbindelser samt verifikations- og sikkerhedsoplysninger.

• Enheds- og tilknytningsoplysninger, for eksempel enheds-id, serienummer, model, firmwareversion, tilknytningsstatus samt senest indberettede batteri- og lagerstatus.

• Lyd- og indholdsoplysninger, for eksempel optagelser, importerede lydfiler, transskriptioner, resuméer, markeringer, notater, opgaver, mindmaps, brugerprompter og delt indhold.

• Tekniske talerrelaterede oplysninger, for eksempel tekniske talermarkeringer, kortvarigt udtrukne lydsegmenter og tilknytningsresultater.

• Brugs-, kvote- og diagnosticeringsoplysninger, for eksempel forbrugte behandlingsminutter, funktionskald, IP-adresse, browser- og appoplysninger samt fejl- og sikkerhedslogfiler.

• Bestillings-, betalings- og faktureringsoplysninger, for eksempel bestilte produkter, abonnement, fakturaoplysninger, betalingsstatus og transaktions-id'er.

• Kommunikations- og supportoplysninger, for eksempel henvendelser, beskeder, vedhæftede filer og sagsnotater.

• Samtykke- og dokumentationsoplysninger, for eksempel formål, tekst- eller versionsreference, sprog, tidspunkt, kilde og tilbagetrækning af et samtykke.

• Logfiler over AI-brug, for eksempel handlingstype (transskribering, resumé), anvendt model, antal tokens, omkostninger samt tilknytning til bruger og optagelse.

• Push- og notifikationsoplysninger, for eksempel push-token, platform, enheds-id, enhedens sprog og tidspunktet for den seneste registrering.

• Delings- og adgangsoplysninger, for eksempel delingskode, tilladelser, værdier for udløbs- og adgangstællere samt IP-adresse og user agent for personer, der åbner et delingslink.

• Gentagne kontekstnotater ("Memory"), som er afledt af brugerindhold og anvendes på tværs af optagelser til kvaliteten af resultaterne.

• Oplysninger om talertilknytning ved lange optagelser, for eksempel sektions-id'er, tekniske talermarkeringer, tidsvinduer, konfidensværdier og procedureversion.

Ponora tilgår ikke enhedens adressebog; appen anmoder ikke om en tilsvarende tilladelse. Ved brugerudløst enkeltvalg af et billede samt ved lagring af egne evalueringsgrafikker anmodes der systemmæssigt om en multimedietilladelse. Der anmodes udelukkende om lokalitetstilladelse til Bluetooth- og Wi-Fi-registrering af Ponora-enheder (på Android kun indtil API-niveau 32); lokalitetskoordinater indsamles og gemmes ikke.

5. Registrering, konto og samtykker

Ved registreringen behandler Ponora navnlig e-mailadresse, adgangskodehash, vist navn, sprog og tidszone. Ved login via Apple eller Google kan de kontooplysninger, som den pågældende udbyder frigiver, blive behandlet.

Login via Apple i mobilappen gennemføres teknisk via en af Ponora drevet viderestillingstjeneste på Google Cloud Run.

Accept af de almindelige forretningsbetingelser, kendskab til denne privatlivspolitik og frivillige samtykker er juridisk forskellige handlinger. Frivillige samtykker, navnlig til markedsføring, forbindes ikke med accepten af de almindelige forretningsbetingelser.

Samtykke til nyhedsbrevet er ikke forhåndsvalgt, kræver et aktivt valg og bekræftes via double opt-in pr. e-mail. Et afgivet samtykke til markedsføring kan til enhver tid trækkes tilbage via afmeldingslinket i enhver markedsførings-e-mail, i kontoindstillingerne eller via support@ponora.ai.

Ponora opbevarer dokumentation for accept af aftaler, privatlivsmeddelelser og samtykker, i det omfang det er nødvendigt for lovbestemte dokumentationskrav og forsvar af retskrav. Ved registrering gemmes en bekræftelsesmarkør og et tidsstempel. For nyhedsbrevet gemmes der desuden formål, version af samtykketeksten, version af privatlivsmeddelelsen, sprog, kilde, tidspunkter for anmodning, bekræftelse og afmelding samt en løbende hændelseshistorik. For meddelelsen før optagelsen gemmes en versionsstyret bekræftelse; denne bekræftelse dækker optagelser, der startes via telefon eller app, men ikke optagelser, der startes direkte offline via enhedens knap.

6. Enheder, enhedstilknytning og brugskvoter

Når en Ponora-enhed eller et optagerkort forbindes med en konto, behandler Ponora enheds-id'er, serienummer, model, firmwareoplysninger, tilknytningsstatus og tidspunkter for den seneste statusmeddelelse.

Batteri- og lagervisninger er normalt kun øjebliksbilleder, der er blevet overført til backend-systemet, da enheden blev forbundet via mobilappen. De betyder ikke, at webapplikationen forespørger enheden i realtid.

For at administrere omfanget af gratis og betalte ydelser behandler Ponora enhedstilknytningen, abonnementsstatussen og de forbrugte behandlingsminutter. Efter enhedstilknytningen knyttes gratiskvoten til en brugerkonto. Flere enheder, der er knyttet til den samme konto, deler denne kontos kvote.

7. Lydoptagelser, lokal lagring og upload

Ponora følger et local-first-princip. Nye optagelser lagres først lokalt på optageenheden eller i mobilappen. Automatisk cloudsynkronisering er som standard ikke aktiveret.

En upload til Ponoras cloud udløses, når brugeren aktivt vælger en cloudbaseret funktion, navnlig transskribering eller opsummering, eller slår en tilgængelig synkroniseringsfunktion til.

Brugeren er ansvarlig for, at optagelse, upload, behandling og videregivelse sker lovligt. I Tyskland kan uautoriseret optagelse af udtalelser, der fremsættes i en ikke-offentlig sammenhæng, navnlig være strafbar efter § 201 StGB. Nødvendige oplysninger, samtykker eller andre retsgrundlag skal indhentes inden optagelsen.

Lyddata, der overføres til cloud, gemmes krypteret. Til transskribering dekrypteres de midlertidigt på den behandlende server og stilles til rådighed i en midlertidig fil; filen slettes efter afslutning eller fejl i behandlingen. Til overførsel til talegenkendelsestjenesten oprettes tidsbegrænsede signerede adgangsadresser.

8. Transskribering og talebehandling

Ponora anvender Microsoft Azure Speech som eneste tjeneste til automatisk tale-til-tekst-behandling. Behandlingen sker i Azure-regionen Germany West Central (Deutschland). Der anvendes Azure-metoderne "Fast Transcription" (REST) og Azure Speech-streaminggrænsefladen; ved meget lange optagelser opdeles optagelsen i sektioner.

Til den transskribering, som brugeren har anmodet om, overføres de valgte lyddata til Microsoft Azure. Behandlingen sker med henblik på talegenkendelse og den tilknyttede tekniske adskillelse af talere.

Til talegenkendelse findes der ingen alternativ rute til en anden udbyder. Anmodninger, der angiver en anden udbyder end Azure, afvises på serversiden. Et skift mellem Azure-metoderne (Fast Transcription og Streaming) forbliver hos samme udbyder og i samme region.

Nøjagtigheden afhænger blandt andet af sprog, udtale, støjniveau, mikrofonkvalitet og overlappende tale. Transskriptioner bør kontrolleres inden videre anvendelse.

Til automatisk talegenkendelse understøttes blandt andet sprogene tysk, engelsk, kinesisk og fransk. Behandlingen finder sted i den nævnte Azure-region uafhængigt af det registrerede sprog. Ved optagelser over en fastsat maksimumvarighed deaktiveres taleradskillelsen automatisk.

9. Lange optagelser, segmentering og adskillelse af talere

Længere optagelser kan opdeles i flere afsnit. Inden for afsnittene knytter taleradskillelsen samtalebidrag til tekniske talermarkeringer.

For at sikre en ensartet tilknytning på tværs af flere sektioner kan Ponora udvælge flere korte, kvalitativt egnede taleprøver af den samme kandidat fra tilstødende sektioner, adskille dem med korte stilleintervaller og analysere dem igen med Azure Speech. Der anvendes mindst tre talesegmenter med hver mindst to sekunder; uegnede eller overlappende segmenter udelukkes.

Den fulde lange optagelse overføres ikke igen med henblik på denne supplerende kontrol. Analysen anvendes kun som et teknisk hjælpesignal og kombineres med yderligere kriterier.

De midlertidige lydfiler, der er oprettet til denne ekstra kontrol, slettes straks efter vellykket afslutning eller fejl i behandlingen; der gælder ingen yderligere opbevaringsperiode. Resultaterne af talertilknytningen gemmes derimod som metadata om optagelsen, navnlig sektions-id'er, tekniske talermarkeringer, tidsvinduer, konfidensværdier, procedureversion og kontrolstatus. Disse metadata indeholder ingen lyddata; de slettes sammen med optagelsen eller kontoen og er ikke underlagt en særskilt udløbsfrist.

Tekniske talermarkeringer knyttes ikke automatisk til rigtige navne; brugere kan selv knytte et navn til en talermarkering, og navnet stammer i så fald fra brugeren. Talertilknytningen kan i tvivlstilfælde være underlagt en intern kontrol; til dette formål logges kontrolstatus og den kontrollerende instans.

10. AI-resuméer, markeringer og delinger

For at udarbejde resuméer behandler Ponora transskriptioner, markeringer og eventuelle yderligere kontekstoplysninger, som brugeren har stillet til rådighed.

Til AI-understøttede tekstanalyser anvendes Anthropic Claude via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den Europæiske Union). Som reservemodel anvendes Google Gemini via Google Vertex AI i samme region. Reservekæden forbliver fuldstændigt inden for Den Europæiske Union.

De tilgængelige AI-funktioner omfatter lydtransskribering, resumé, titelforslag, markering af vigtigt indhold, mindmaps, udtrækning af opgaver, søgeord, AI-forslag, gentagne kontekstnotater på tværs af optagelser samt deling og eksport af resultater.

Fotos, der vedhæftes en optagelse eller et notat, overføres ikke til sprogmodellen som billedindhold; der overføres kun referencer.

Hvis brugeren opretter en deling, gøres de valgte indhold tilgængelige via et link. En deling omfatter transskriptionsafsnit, resuméer, strukturerede resultater, hovedbudskaber, opgaver, deltageroplysninger, optagelsestidspunkt samt visningsnavnet på den person, der deler; selve lydfilen stilles ikke til rådighed via den offentlige deling. Linket kan åbnes uden en Ponora-konto. Der kan fastsættes en udløbsfrist samt øvre grænser for adgange og downloads; uden en sådan angivelse udløber et delingslink ikke automatisk efter den nuværende metode. Adgang til delingslinks logges, herunder IP-adresse og user agent for den person, der åbner linket. Ponora anbefaler at forsyne delinger med en udløbsfrist.

AI-genererede resultater kan være ufuldstændige eller urigtige. De er beregnet som hjælp og erstatter ikke medicinsk, juridisk, skattemæssig, finansiel eller anden professionel rådgivning.

11. Ingen anvendelse til generel AI-træning

Ponora anvender ikke lydoptagelser, transskriptioner og resuméer til træning af AI-modeller, der er almindeligt tilgængelige eller anvendes på tværs af udbydere.

Den aktuelle produktversion indeholder ikke en frivillig opt-in-kontakt til et modeltræningsprogram eller et generelt forbedringsprogram. Et sådant program præsenteres derfor ikke som en eksisterende brugermulighed.

Teknisk kvalitetskontrol, sikkerhedskontrol og registrering af misbrug kan finde sted i det nødvendige omfang, forudsat at der foreligger et retsgrundlag herfor, og at behandlingen er begrænset til det pågældende formål.

Ponora eksporterer ikke brugerindhold med henblik på træning, datasæt eller feedback. Om og i hvilket omfang anvendte udbydere må behandle indhold til egne formål eller til misbrugskontrol, afhænger af de kontrakter, der er indgået med disse udbydere, og kontoindstillingerne hos dem; udelukkelser hos udbyderen styres ikke i applikationen, men kontraktligt og via udbyderkonfigurationen.

12. Særlige kategorier af personoplysninger

Lydoptagelser og transskriptioner kan afsløre særlige kategorier af personoplysninger som omhandlet i artikel 9 i GDPR, navnlig helbredsoplysninger, politiske holdninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, etnisk oprindelse samt oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Sådant indhold må kun behandles, hvis der ud over et retsgrundlag efter artikel 6 i GDPR også er opfyldt en betingelse i artikel 9, stk. 2, i GDPR. Afhængigt af anvendelsen kan dette navnlig være et udtrykkeligt samtykke eller en anden lovbestemt undtagelse.

Erhvervskunder er som udgangspunkt fortsat ansvarlige for at kontrollere lovligheden af deres optagelses- og behandlingsformål, informere de registrerede og dokumentere, at de nødvendige betingelser efter artikel 6 og 9 i GDPR er opfyldt. En databehandleraftale erstatter ikke kundens eget retsgrundlag.

Denne privatlivspolitik udgør ikke en medicin- eller fagretlig tilladelse til at behandle særlige kategorier af oplysninger.

13. Oplysninger til optagne personer uden en Ponora-konto

Dette afsnit henvender sig også til personer, hvis stemme eller udtalelser indgår i en optagelse, som en Ponora-bruger har foretaget eller uploadet, selv om de ikke selv har en Ponora-konto.

I disse tilfælde er kilden til oplysningerne som udgangspunkt den bruger, der foretager eller uploader optagelsen. Der kan navnlig behandles stemme, talte ytringer, tekniske talermarkeringer og kontekstrelaterede oplysninger. Behandlingen sker til de funktioner, som brugeren har valgt, navnlig lagring, transskribering, adskillelse af talere, opsummering og deling.

Den bruger, der foretager optagelsen, er forpligtet til rettidigt at informere de berørte personer og indhente det nødvendige samtykke eller et andet retsgrundlag. Brugerens forpligtelse udelukker ikke Ponoras egne oplysnings- og bistandsforpligtelser.

Optagne personer kan gøre deres databeskyttelsesrettigheder gældende via support@ponora.ai uden at have en Ponora-konto. For at kunne identificere en optagelse og beskytte andre involverede kan Ponora kræve passende oplysninger til identifikation af den berørte optagelse og kontrol af identiteten.

14. Infrastruktur og behandlingsregioner

Ponoras primære infrastruktur drives på Google Cloud Platform i regionen europe-west3 i Frankfurt am Main. Her findes Google Cloud Storage, databasen (Cloud SQL), beregningsklyngerne (GKE), containerregistret og Cloud Run-tjenesterne.

Til meddelelsesbehandling anvendes Google Cloud Pub/Sub. Via denne tjeneste transporteres slette- og behandlingshændelser med bruger-id'er; indholdet af optagelser, transskriptioner eller resuméer overføres ikke. Det kan i øjeblikket ikke udelukkes, at disse meddelelser gemmes uden for Den Europæiske Union. I så fald støttes overførslen på Europa-Kommissionens standarddatabeskyttelsesklausuler (gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914) sammen med udbyderens supplerende beskyttelsesforanstaltninger. En kopi af garantierne kan rekvireres via support@ponora.ai.

Microsoft Azure Speech behandler lyddata i regionen Germany West Central (Deutschland). Anthropic Claude og Google Gemini anvendes via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den Europæiske Union). Til objektdata anvendes Google Cloud Storage (europe-west3) og et lagermiljø hos IONOS (Frankfurt am Main).

Behandlingsvejene for primær lagring, talegenkendelse og AI-analyse ligger i Tyskland eller Den Europæiske Union. Meddelelseslagring hos Google Cloud Pub/Sub er ikke endeligt begrænset til Den Europæiske Union; for denne lagring gælder oplysningerne i dette afsnit og i afsnit 16.

15. Modtagere og tjenesteudbydere

Ponora overfører kun personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt for at levere de tjenester, der er anmodet om, behandle betalinger, kommunikere, opfylde retlige forpligtelser eller varetage legitime interesser.

Der indgås i det nødvendige omfang aftaler med databehandlere efter artikel 28 i GDPR. Udbydere, der handler til egne formål eller som selvstændig aftalepart, oplyser om behandlingen i deres egne privatlivsmeddelelser.

Den aktuelle oversigt over tjenesteudbydere kan opdateres ved væsentlige ændringer. Ændringer med betydning for databeskyttelsen behandles i overensstemmelse med lovkravene.

16. Overførsler til tredjelande og fjernadgang

Den primære tekniske behandling finder sted i Den Europæiske Union. Autoriserede tekniske og administrative supportadgange kan ske fra Tyskland og Kina. Sådanne adgange sker udelukkende for autoriserede personer via sikrede adgange og logges.

En adgang fra Kina behandles som en overførsel til et tredjeland. En sådan adgang må kun finde sted i det omfang, kravene i artikel 44 ff. i GDPR er opfyldt, de nødvendige garantier er dokumenteret, og passende tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger er gennemført. Ponora støtter sådanne overførsler på Europa-Kommissionens standarddatabeskyttelsesklausuler (gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914) sammen med en dokumenteret risikovurdering og supplerende tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger.

Registrerede kan via support@ponora.ai få oplysninger om de garantier, der anvendes ved en konkret overførsel til et tredjeland, og om muligheden for at anmode om en kopi af de relevante beskyttelsesforanstaltninger, i det omfang dette ikke berører tredjemands rettigheder eller sikkerhedsinteresser.

17. Opbevaringsperiode og slettekriterier

Ponora opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt til det pågældende formål. Afgørende er navnlig kontoens og aftalens varighed, brugerens valg, lovbestemte opbevaringsforpligtelser, behovet for at forsvare eller gøre retskrav gældende samt tekniske slette- og overskrivningscyklusser.

Aktivt brugerindhold såsom lydoptagelser, transskriptioner, resuméer, markeringer, notater og mindmaps gemmes uden automatisk udløbsfrist, indtil brugeren sletter det, kontoen slettes, eller behandlingsformålet bortfalder.

Midlertidige lydfiler til talertilknytning på tværs af sektioner slettes straks efter vellykket afslutning eller fejl i behandlingen. Andre teknisk tidsbegrænsede data: midlertidige objekter i objektlageret fjernes efter syv dage, eksportfiler efter 90 dage, signerede downloadadresser udløber senest efter syv dage, og sikkerhedskopier i objektlageret opbevares i 365 dage.

Faktura-, skatte- og handelsretligt relevante oplysninger opbevares i de lovbestemte perioder.

Oplysninger i sikkerhedskopier fjernes som led i de til enhver tid gældende rotations- og overskrivningscyklusser. Indtil overskrivningen anvendes de ikke til den almindelige produktdrift og opbevares kun med henblik på gendannelse og sikkerhed.

Logfiler over brugen af AI-funktioner (handlingstype, model, antal tokens og omkostninger) opbevares med henblik på afregning, forebyggelse af misbrug og dokumentation på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra c og f, i GDPR i højst 30 dage. Senest 30 dage efter sletning af en konto ophæves disse logfilers personhenførbarhed. Du kan gøre indsigelse mod behandlingen baseret på artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR efter artikel 21 i GDPR.

18. Sletning af konto og dataeksport

Ved en almindelig lukning af kontoen, som brugeren selv iværksætter, kan brugeren udtrykkeligt vælge en gendannelsesperiode på 30 dage. Denne periode er frivillig. I den valgte periode kan brugeren annullere lukningen og benytte de eksportfunktioner, der fortsat er tilgængelige.

En anmodning om endelig sletning af personoplysninger efter artikel 17 i GDPR er ikke underlagt en obligatorisk gendannelsesperiode. Når de lovbestemte betingelser er opfyldt, sletter Ponora de pågældende oplysninger uden unødig forsinkelse, medmindre en undtagelse efter artikel 17, stk. 3, i GDPR finder anvendelse. Sådanne anmodninger kan også sendes til support@ponora.ai i en valgt gendannelsesperiode; den resterende periode afventes ikke. Ponora informerer om de trufne foranstaltninger uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. En forlængelse, der er tilladt efter artikel 12, stk. 3, i GDPR, meddeles inden for den første måned sammen med begrundelsen. Adgangen til at annullere en almindelig kontolukning opretholdes kun i en udtrykkeligt valgt gendannelsesperiode; annullering kan også ske via supporten.

Eksporten af enkelte indholdselementer varierer efter applikation: I webapplikationen er formaterne PDF, DOCX, TXT og Markdown tilgængelige for transskriptioner og notater samt PNG, SVG og Markdown for mindmaps. I mobilappen er PDF, DOCX, TXT og Markdown tilgængelige, for transskriptioner dog uden PDF; DOCX-eksport kræver en optagelse, der er synkroniseret til cloud; mindmaps kan udgives som PNG eller Markdown. Opgaver udgives kun sammen med de tilhørende notater ved eksport via mobilappen; den servergenererede eksport indeholder titel, transskription og resumé, men ingen opgaver.

Eksport er tilgængelig i appen via delingsfunktionen på lyddetaljesiden og i webapplikationen øverst til højre på siden med optagelsesdetaljer.

Denne eksport af enkelte indholdselementer skal adskilles fra din ret til indsigt (artikel 15 i GDPR) og dataportabilitet (artikel 20 i GDPR). Du kan til enhver tid udøve disse rettigheder via support@ponora.ai; Ponora stiller de pågældende data til rådighed for dig i et almindeligt, maskinlæsbart format.

Ved en almindelig kontolukning med en udtrykkeligt valgt gendannelsesperiode indledes den tekniske sletteproces efter udløbet af denne periode. Hvis der ikke er valgt en gendannelsesperiode, samt ved en berettiget anmodning om sletning efter artikel 17 i GDPR, indledes sletteprocessen straks og gennemføres uden unødig forsinkelse. Når sletteprocessen er begyndt, er eksportfunktionerne ikke længere tilgængelige. Lovbestemte opbevaringspligter og undtagelserne efter artikel 17, stk. 3, i GDPR berøres ikke. For oplysninger, der midlertidigt forbliver i sikkerhedskopier, sikkerhedslogfiler eller hos tjenesteudbydere, gælder slettekriterierne beskrevet i afsnit 17; tekniske eller kontraktlige procedurer berettiger ikke til unødig forsinkelse af en lovpligtig sletning.

Ponora lover ikke her, at oplysninger slettes samtidigt fra alle aktive systemer, sikkerhedskopier og tjenesteudbydersystemer på et teknisk ubekræftet tidspunkt. Sletning udføres efter processen i det pågældende system og hos den pågældende tjenesteudbyder.

Når sletningen er afsluttet, slettes konto-, sessions-, indstillings-, optagelses-, transskriptions-, notat-, delings-, notifikations- og AI-behandlingsdata; sletningen af objektfiler sker via en efterfølgende sletteopgave. Der forbliver udelukkende en dokumentationspost om sletteprocessen med en pseudonymiseret brugeridentifikator samt data, der er underlagt lovbestemte opbevaringsforpligtelser.

19. Sikkerhed og brud på persondatasikkerheden

Ponora træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32 i GDPR. Disse omfatter navnlig kryptering under overførsel, rollebaserede adgangsrettigheder, adskillelse af udviklings- og produktionsmiljøer, logning af sikkerhedsrelevante hændelser, sikkerhedsopdateringer samt procedurer for sikkerhedskopiering og gendannelse.

Adgangen til brugerkonti og brugeradministrationssystemet er beskyttet af trinvise autentificerings- og autorisationsprocedurer.

Intet teknisk system yder absolut sikkerhed. Ponora gennemgår beskyttelsesforanstaltningerne risikobaseret og tilpasser dem efter behov.

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, dokumenterer Ponora hændelsen og opfylder de lovbestemte anmeldelses- og underretningsforpligtelser. Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, anmeldes det som udgangspunkt til den kompetente tilsynsmyndighed inden for 72 timer efter, at det er blevet kendt, i det omfang lovgivningen kræver det. Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko, underrettes de berørte personer uden unødig forsinkelse, medmindre en lovbestemt undtagelse finder anvendelse.

20. Bestillinger, betalinger og abonnementer

Ved bestillinger og abonnementer behandler Ponora navnlig navn, kontaktoplysninger, fakturaoplysninger, bestilte produkter, abonnement, betalingsstatus, transaktions-id'er og eventuelle oplysninger, der er nødvendige af skattemæssige årsager.

Betalinger ved direkte Ponora-aftaler håndteres via Stripe; hvilke betalingsformer der vises i checkout, kan navnlig omfatte kortbetaling og SEPA-direkte debitering. PayPal er kun tilgængelig for engangskøb i webshoppen, ikke for abonnementer. Køb og abonnementer via Apple App Store og Google Play håndteres via den pågældende platform.

Fuldstændige betalingsoplysninger kan behandles direkte af den pågældende betalingstjenesteudbyder eller platformsoperatør. Disse udbydere kan i den forbindelse selv være dataansvarlige. Ponora modtager normalt kun de oplysninger, der er nødvendige til aftaleadministration, betalingsstatus, bogføring og support.

Behandlingen sker med henblik på opfyldelse af aftalen, opfyldelse af lovbestemte bogførings- og skatteforpligtelser, forebyggelse af svig samt behandling af betalings- og supportsager.

21. Websted, cookies og lokal lagring

Når Ponoras websted besøges, kan der behandles serverlogoplysninger såsom IP-adresse, tidspunkt, besøgt side, henvisende side, browser og operativsystem. Denne behandling sker med henblik på teknisk drift, sikkerhed og fejlanalyse.

Teknisk nødvendige cookies eller tilsvarende lokal lagring kan anvendes til at stille webstedet til rådighed, administrere sessioner, muliggøre sikkerhedsfunktioner og gemme de valgte databeskyttelsesindstillinger.

Konkret anvendes: sessions- og fornyelsestokens som rene servercookies, en sprogcookie med en levetid på ét år, der sættes for Ponora-domænerne, samt posten i det lokale lager med samtykkevalget. Ved brug af betalings- og loginfunktioner indlæses der desuden scripts fra Stripe, PayPal, Apple og Google; de er nødvendige for den udtrykkeligt ønskede funktion og indlæses ikke på almindelige informationssider. Det viste navn og e-mailadressen gemmes ikke i cookies, der kan læses af JavaScript. De kontooplysninger, der er nødvendige for at vise den bruger, der er logget ind, hentes efter autentificering via en beskyttet grænseflade.

Der er i øjeblikket ingen analyse- eller marketingsteknologier på Ponora-webstederne, som kræver samtykke. Der anvendes udelukkende teknisk nødvendige cookies og poster i det lokale lager som omhandlet i § 25, stk. 2, i TDDDG. Samtykkebanneret viser ikke-nødvendige kategorier som deaktiveret som standard. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit valg tilbage via linket "Cookie-indstillinger" i sidefoden på hver side.

Hvis Ponora fremover anvender ikke-nødvendige analyse- eller markedsføringsteknologier, aktiveres de først efter det nødvendige samtykke og angives i den til enhver tid gældende cookieinformation og i samtykkeværktøjet.

22. Kommunikation, support og markedsføring

Når en person kontakter Ponora, behandler Ponora de fremsendte oplysninger for at besvare henvendelsen, dokumentere sagen og eventuelt opfylde kontraktlige eller retlige forpligtelser.

Til transaktions-e-mails og supportkommunikation anvendes Mailgun via EU-endepunktet (api.eu.mailgun.net) med afsenderdomænet send.ponora.de. Måling af åbninger og klik er deaktiveret. For at begrænse misbrug af nyhedsbrevstilmeldinger dannes der en nøglebaseret hashværdi af den anmodendes IP-adresse, og den overføres til backend-systemet; selve IP-adressen gemmes ikke til dette formål.

Marketingkommunikation sendes kun på grundlag af et frivilligt samtykke eller en lovligt tilladt undtagelse. Marketingvalget er som standard deaktiveret. Hver marketingmeddelelse bør indeholde en egnet afmeldingsmulighed.

Nødvendige meddelelser om tjenester, sikkerhed, aftaler eller betalinger er ikke markedsføringskommunikation og kan sendes uafhængigt af et samtykke til markedsføring.

23. Automatiske afgørelser og AI-gennemsigtighed

Inden for rammerne af de beskrevne standardtjenester træffer Ponora ingen afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning for brugere eller på tilsvarende vis påvirker dem væsentligt.

Transskriptioner, resuméer og andet automatisk genereret indhold kan indeholde fejl og skal kontrolleres, før det anvendes til noget vigtigt. Nærmere oplysninger om mærkning af automatisk genereret indhold findes i oplysningerne om AI-gennemsigtighed.

Mærkningen af automatisk genereret indhold harmoniseres fortsat på tværs af produkterne. Disse oplysninger om gennemsigtighed erstatter ikke brugerens egen ansvarlige kontrol.

24. Registreredes rettigheder og klageret

Registrerede har, når de lovbestemte betingelser er opfyldt, navnlig ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse. Et afgivet samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage med virkning for fremtiden.

Ved behandling på grundlag af legitime interesser kan der gøres indsigelse af grunde, der vedrører den registreredes særlige situation. Der kan til enhver tid gøres indsigelse mod direkte markedsføring uden særlig begrundelse.

Ret til indsigelse efter artikel 21 i GDPR: Du har ret til af grunde, der vedrører din særlige situation, til enhver tid at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger om dig, som sker på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Du kan til enhver tid og uden at angive grunde gøre indsigelse mod behandling med henblik på direkte markedsføring.

Anmodninger kan sendes til support@ponora.ai. Dette gælder også for optagne personer uden egen Ponora-konto. For at beskytte alle involverede kan Ponora kræve passende dokumentation for identitet og tilknytning til sagen.

Ponora besvarer som udgangspunkt anmodninger inden for en måned. Ved komplekse eller talrige anmodninger kan fristen forlænges i overensstemmelse med GDPR. Der gives inden for den første måned besked om forlængelsen og grundene hertil.

Registrerede har desuden ret til at indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, navnlig myndigheden på deres opholdssted, arbejdsplads eller det sted, hvor den formodede overtrædelse har fundet sted. For Ponora er Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ansvarlig.

25. Mindreårige og lovlige lydoptagelser

Ponoras tjenester henvender sig som udgangspunkt til personer på 16 år og derover. Personer under 16 år må kun anvende tjenesterne, hvis der foreligger et gyldigt samtykke fra forældremyndighedsindehaveren eller et andet lovbestemt grundlag.

Visse købs- eller aftaletilbud kan være forbeholdt myndige personer. De relevante krav vises ved det pågældende tilbud.

Ponora indsamler ikke bevidst personoplysninger om børn under 16 år uden det nødvendige retsgrundlag. Hvis Ponora får kendskab til en ulovlig behandling, kan Ponora blokere indhold, kræve dokumentation eller iværksætte sletning.

Aldersgrænsen betyder ikke, at lovgivningen generelt forbyder mindreårige at foretage lydoptagelser. Uanset alder skal brugere overholde de strafferetlige, personlighedsretlige, databeskyttelsesretlige, arbejdsretlige og fagretlige regler, der gælder for hver optagelse.

26. Ændringer af denne privatlivspolitik

Ponora kan tilpasse denne privatlivspolitik, hvis produkter, datastrømme, tjenesteudbydere, retsgrundlag eller lovkrav ændres.

Væsentlige ændringer vil blive meddelt på passende vis. Et nyt samtykke indhentes kun, hvis det faktisk er nødvendigt for en ændret behandling. Den blotte fortsatte anvendelse af tjenesterne erstatter ikke et nødvendigt samtykke.

Denne versions dato: 31. august 2026.

Bilag A. Datastrøm ved lyd- og AI-behandling

1. En optagelse lagres først lokalt på enheden eller i mobilappen.

2. Brugeren starter aktivt en cloudfunktion, navnlig transskribering eller opsummering.

3. Oplysningerne overføres til den primære Google Cloud-infrastruktur i europe-west3.

4. Microsoft Azure Speech behandler udvalgte lyddata i Germany West Central.

5. Ved lange optagelser kan der behandles segmenter og kortvarige stemmeprøver.

6. Midlertidige stemmeprøver slettes straks, når behandlingen er afsluttet eller mislykkedes.

7. Resuméer, titelforslag, mindmaps, opgaver og søgeord genereres via Anthropic Claude og efter behov via Google Gemini hos Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den Europæiske Union) (forudindstillet europe-west1).

8. Resultater stilles til rådighed for den berettigede bruger og kan eksporteres eller deles af brugeren.

9. Brugerindhold forbliver som udgangspunkt lagret, indtil brugeren sletter det, eller kontoen er blevet slettet.

10. Hvis brugeren opretter en deling, kan det valgte tekstindhold tilgås via et link uden konto; adgange logges med IP-adresse og user agent.

Bilag B. Opbevarings- og slettekriterier

Bilag C. Væsentlige modtagere og tjenesteudbydere