Personvernerklæring

for Ponora maskinvare, app, web, sky og KI-tjenester

Denne personvernerklæringen forklarer på en transparent måte hvilke personopplysninger Ponora behandler, for hvilke formål dette gjøres og hvilke rettigheter de registrerte har.

Personvernkontakt: support@ponora.ai

Innholdsfortegnelse

1. Behandlingsansvarlig og personvernkontakt

Den behandlingsansvarlige i henhold til personvernforordningen (GDPR) er Ponora International GmbH, Hammfelddamm 4 A, 41460 Neuss, Deutschland.

Personvernrelaterte henvendelser kan sendes til support@ponora.ai. Flere kontaktopplysninger finnes i den juridiske informasjonen (Impressum) på https://ponora.ai.

Det er foreløpig ingen personvernombud utnevnt. Hvis en personvernombud blir utnevnt i fremtiden, vil hans kontaktinformasjon bli publisert i denne personvernerklæringen.

2. Omfang og personvernroller

Denne personvernerklæringen gjelder Ponoras nettsteder, mobilappen, nettapplikasjonen, Ponora-opptakere og opptakerkort, skyen, transkripsjons- og KI-funksjonene, samt bestillinger og abonnementer.

Ponora er jevnlig ansvarlig for administrasjon av brukerkontoer, avtaleforhold, bestillinger, betalinger, kundekommunikasjon, systemsikkerhet og drift av egen nettside.

Når Ponora behandler personopplysninger utelukkende etter dokumenterte instrukser fra en bedriftskunde, kan Ponora være databehandler for denne behandlingen. Før behandlingen starter, skal det inngås en databehandleravtale etter artikkel 28 i GDPR. Den konkrete rollen avgjøres alltid av den faktiske behandlingen og beslutningsmyndigheten, ikke bare av hva avtalen kalles.

Leverandører av betalingstjenester, appbutikker, plattformoperatører eller andre leverandører kan selv være behandlingsansvarlige for individuelle behandlingsoperasjoner. I dette tilfellet gjelder personverninformasjonen deres i tillegg.

3. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen

Ponora behandler personopplysninger kun for spesifiserte, eksplisitte og legitime formål. Det relevante rettslige grunnlaget avhenger av den konkrete behandlingen.

I den grad utlevering av visse opplysninger er nødvendig for inngåelse eller oppfyllelse av en avtale, kan unnlatelse av å gi den føre til at en konto, ordre eller forespurt funksjon ikke kan leveres.

Dersom behandlingen er basert på samtykke, kan denne trekkes tilbake når som helst med fremtidig virkning. Lovligheten av behandlingen utført frem til tilbaketrekking påvirkes ikke.

4. Kategorier av personopplysninger

Avhengig av bruk, behandler Ponora spesielt følgende kategorier av data:

• Stamdata og kontaktdata, for eksempel visningsnavn, e-postadresse, språk, tidssone og eventuelt firmadetaljer.

• Konto- og autentiseringsdata, for eksempel passordhash, påloggingstider, øktinformasjon, OAuth-tilknytninger, verifikasjons- og sikkerhetsdata.

• Enhets- og bindingsinformasjon, for eksempel enhets-ID, serienummer, modell, fastvareversjon, bindingsstatus og siste rapporterte batteri- og lagringsstatus.

• Lyd- og innholdsdata, som opptak, importerte lydfiler, transkripsjoner, sammendrag, høydepunkter, notater, oppgaver, tankekart, brukerforespørsler og delt innhold.

• Talerrelaterte tekniske data, for eksempel tekniske talermerkinger, kortvarig ekstraherte lydsegmenter og tilordningsresultater.

• Bruks-, kvote- og diagnosedata, for eksempel behandlingsminutter som brukes, funksjonsanrop, IP-adresse, nettleser- og appinformasjon, og feil- og sikkerhetslogger.

• Bestillings-, betalings- og faktureringsinformasjon, for eksempel bestilte produkter, abonnement, faktureringsinformasjon, betalingsstatus og transaksjonsidentifikatorer.

• Kommunikasjons- og støttedata, som forespørsler, meldinger, vedlegg og behandlingsnotater.

• Samtykke og bevisdata, for eksempel formål, tekst eller versjonsreferanse, språk, tidspunkt, kilde og tilbaketrekking av samtykke.

• Logger over KI-bruk, for eksempel prosesstype (transkripsjon, sammendrag), brukt modell, antall token, kostnader samt tilknytning til bruker og opptak.

• Push- og varslingsdata, for eksempel push-token, plattform, enhetsidentifikator, enhetsspråk og tidspunkt for siste registrering.

• Delings- og tilgangsdata, for eksempel delingskode, tillatelser, utløps- og tilgangstellerverdier samt IP-adresse og User-Agent for personer som åpner en delingslenke.

• Tilbakevendende kontekstnotater («Memory») som utledes av brukerinnhold og brukes på tvers av opptak for å forbedre resultatkvaliteten.

• Talertilordningsdata ved lange opptak, for eksempel seksjonsidentifikatorer, tekniske talermerkinger, tidsvinduer, konfidensverdier og prosedyreversjon.

Ponora får ikke tilgang til enhetens adressebok; appen ber ikke om en slik tillatelse. Ved enkeltvalg av et bilde utløst av brukeren og ved lagring av egne evalueringsgrafer, spør systemet om en multimedietillatelse. En posisjonstillatelse forespørres utelukkende for Bluetooth- og WLAN-registrering av Ponora-enheter (på Android bare til og med API-nivå 32); posisjonskoordinater samles ikke inn og lagres ikke.

5. Registrering, konto og samtykker

Ved registrering behandler Ponora spesielt din e-postadresse, passordhash, visningsnavn, språk og tidssone. Hvis du registrerer deg via Apple eller Google, kan kontodataene som frigis av den respektive leverandøren behandles.

Innlogging med Apple i mobilappen håndteres teknisk via en videresendingstjeneste som drives av Ponora på Google Cloud Run.

Aksept av de alminnelige vilkårene, bekreftelse på at denne personvernerklæringen er lest, og frivillige samtykker er rettslig forskjellige prosesser. Frivillige samtykker, særlig for markedsføring, knyttes ikke til aksepten av de alminnelige vilkårene.

Samtykke til nyhetsbrev er ikke forhåndsvalgt, krever et aktivt valg og bekreftes med dobbel opt-in via e-post. Et gitt markedsføringssamtykke kan når som helst tilbakekalles via avmeldingslenken i enhver markedsførings-e-post, i kontoinnstillingene eller via support@ponora.ai.

Ponora lagrer dokumentasjon på avtaleaksept, personverninformasjon og samtykker i den grad det er nødvendig for lovbestemte dokumentasjonsplikter og for å forsvare rettskrav. Ved registrering lagres en bekreftelsesindikator og et tidsstempel. For nyhetsbrevet lagres i tillegg formål, versjon av samtykketeksten, versjon av personverninformasjonen, språk, kilde, tidspunkter for forespørsel, bekreftelse og avmelding samt en løpende hendelseshistorikk. For informasjonen før opptak lagres en versjonert bekreftelse; denne bekreftelsen dekker opptak som startes via telefon eller app, men ikke opptak som startes direkte med enhetsknappen uten nett.

6. Enheter, enhetsbinding og brukskvoter

Når du kobler en Ponora-enhet eller et opptakerkort til en konto, behandler Ponora enhetsidentifikatorer, serienummer, modell, fastvareinformasjon, bindingsstatus og siste statusmeldingstider.

Batteri- og lagringsindikatorer er regelmessig bare øyeblikksbilder som har blitt overført til backend når enheten er koblet til via mobilappen. De betyr ikke at nettapplikasjonen poller enheten i sanntid.

For å administrere det gratis og betalte omfanget av tjenester, behandler Ponora enhetstilkoblingen, abonnementsstatusen og behandlingsminuttene som brukes. gratiskvoten tildeles en brukerkonto etter enhetsbinding; flere enheter knyttet til samme konto deler kontoens kvote.

7. Lydopptak, lokal lagring og opplasting

Ponora følger et lokalt først-prinsipp. Nye opptak lagres først lokalt på opptaksenheten eller i mobilappen. Automatisk skysynkronisering er ikke aktivert som standard.

En opplasting til Ponora-skyen utløses når brukeren aktivt velger en skybasert funksjon, spesielt transkripsjon eller oppsummering, eller slår på en tilgjengelig synkroniseringsfunksjon.

Brukeren er ansvarlig for at opptak, opplasting, behandling og distribusjon er lovlig utført. Spesielt kan uautorisert opptak av ikke-offentlige ord være straffbart i Tyskland i henhold til § 201 i den tyske straffeloven (StGB). Nødvendig informasjon, samtykke eller andre rettslige grunnlag må innhentes før opptak.

Lyddata som overføres til skyen, lagres kryptert. For transkripsjon dekrypteres de midlertidig på behandlingsserveren og gjøres tilgjengelige i en midlertidig fil, som slettes etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes. For overføring til talegjenkjenningstjenesten opprettes tidsbegrensede, signerte tilgangsadresser.

8. Transkripsjon og språkbehandling

Ponora bruker Microsoft Azure Speech som eneste tjeneste for automatisk tale-til-tekst-behandling. Behandlingen skjer i Azure-regionen Germany West Central (Deutschland). Azure-metodene «Fast Transcription» (REST) og Azure Speech-strømmegrensesnittet brukes; ved svært lange opptak deles opptaket inn i seksjoner.

De valgte lyddataene overføres til Microsoft Azure for transkripsjonen brukeren har bedt om. Behandlingen brukes til talegjenkjenning og tilhørende teknisk talerseparasjon.

Det finnes ingen reservevei til en annen leverandør for talegjenkjenning. Forespørsler som angir en annen leverandør enn Azure, avvises på serversiden. Bytte mellom Azure-metodene (Fast Transcription og Streaming) skjer fortsatt hos samme leverandør og i samme region.

Nøyaktigheten avhenger blant annet av tale, uttale, støynivå, mikrofonkvalitet og overlappende tale. Transkripsjoner bør gjennomgås før videre bruk.

Automatisk talegjenkjenning støtter blant annet tysk, engelsk, kinesisk og fransk. Behandlingen skjer i den angitte Azure-regionen uavhengig av hvilket språk som gjenkjennes. Ved opptak som overstiger en fastsatt maksimal varighet, deaktiveres talerseparasjonen automatisk.

9. Lange opptak, segmentering og talerseparasjon

Lengre opptak kan deles inn i flere avsnitt. Innenfor hvert avsnitt tilordner talerseparasjonen samtalebidrag til tekniske talermerkinger.

For konsekvent tilordning på tvers av flere seksjoner kan Ponora velge flere korte taleprøver av samme kandidat fra nærliggende seksjoner, skille dem med korte stillhetsintervaller og analysere dem på nytt med Azure Speech. Det brukes minst tre talesegmenter på minst to sekunder hver; uegnede eller overlappende segmenter utelukkes.

Hele lange opptaket vil ikke bli sendt inn på nytt for denne tilleggsundersøkelsen. Analysen fungerer kun som et teknisk hjelpesignal og kombineres med andre kriterier.

De midlertidige lydfilene som opprettes for denne tilleggskontrollen, slettes umiddelbart etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes; det gjelder ingen ekstra lagringstid. Resultatene av talertilordningen lagres derimot som metadata for opptaket, særlig seksjonsidentifikatorer, tekniske talermerkinger, tidsvinduer, konfidensverdier, prosedyreversjon og kontrollstatus. Disse metadataene inneholder ingen lyddata; de slettes sammen med opptaket eller kontoen og har ingen egen utløpsfrist.

Tekniske talermerkinger kobles ikke automatisk til fullt navn; brukere kan selv tilordne et navn til en talermerking, og navnet stammer da fra brukeren. Talertilordningen kan ved tvilstilfeller underlegges intern kontroll; kontrollstatus og kontrollerende instans logges for dette formålet.

10. KI-sammendrag, markeringer og deling

For å lage sammendrag behandler Ponora transkripsjoner, tagger og om nødvendig annen kontekstuell informasjon gitt av brukeren.

For KI-støttede tekstanalyser brukes Anthropic Claude via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den europeiske union). Google Gemini via Google Vertex AI i samme region brukes som reservemodell. Reservekjeden forblir i sin helhet innenfor Den europeiske union.

De tilgjengelige KI-funksjonene omfatter lydtranskripsjon, sammendrag, forslag til titler, markering av viktig innhold, tankekart, uttrekk av oppgaver, nøkkelord, KI-forslag, kontekstnotater på tvers av opptak samt deling og eksport av resultater.

Bilder som legges ved et opptak eller notat, overføres ikke som bildeinnhold til språkmodellen; bare referanser overføres.

Når brukeren oppretter en deling, gjøres det valgte innholdet tilgjengelig via en lenke. En deling omfatter transkripsjonsavsnitt, sammendrag, strukturerte resultater, kjernepunkter, oppgaver, deltakeropplysninger, opptakstidspunkt og visningsnavnet til personen som deler; selve lydfilen gjøres ikke tilgjengelig via den offentlige delingen. Lenken kan åpnes uten Ponora-konto. Det kan angis en utløpsfrist samt øvre grenser for tilganger og nedlastinger; uten en slik angivelse utløper en delingslenke etter den nåværende løsningen ikke automatisk. Tilganger til delingslenker logges, inkludert IP-adresse og User-Agent for personen som åpner lenken. Ponora anbefaler å utstyre delinger med en utløpsfrist.

KI-genererte resultater kan være ufullstendige eller unøyaktige. De er ment å gi støtte og erstatter ikke medisinsk, juridisk, skattemessig, økonomisk eller annen profesjonell rådgivning.

11. Ikke bruk for generell KI-trening

Ponora bruker ikke lydopptak, transkripsjoner eller sammendrag til å trene KI-modeller som er alminnelig tilgjengelige eller går på tvers av leverandører.

Den gjeldende produktversjonen inneholder ikke en frivillig opt-in-bryter for modellopplæring eller generell forbedringsprogram. Et slikt program presenteres derfor ikke som et eksisterende brukeralternativ.

Tekniske kvalitetskontroller, sikkerhetskontroller og misbruksoppdagelse kan finne sted i den grad det er nødvendig, forutsatt at det er lovlig grunnlag for dette og behandlingen er begrenset til det respektive formålet.

Ponora eksporterer ikke brukerinnhold til opplærings-, datasett- eller tilbakemeldingsformål. Om og i hvilket omfang leverandører som benyttes, kan behandle innhold for egne formål eller misbrukskontroll, følger av avtalene med disse leverandørene og kontoinnstillingene der; leverandørenes utelukkelser styres ikke i applikasjonen, men gjennom avtaler og leverandørkonfigurasjon.

12. Spesielle kategorier av personopplysninger

Lydopptak og transkripsjoner kan avsløre spesielle kategorier av personopplysninger i henhold til artikkel 9 GDPR, spesielt helsedata, politiske meninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, etnisk opprinnelse og data om sexliv eller seksuell legning.

Slikt innhold kan kun behandles dersom, i tillegg til et rettslig grunnlag i henhold til artikkel 6 GDPR, også et krav i Artikkel 9 nr. 2 i GDPR er oppfylt. Avhengig av bruken kan dette særlig være uttrykkelig samtykke eller annet juridisk unntak.

I prinsippet forblir bedriftskunder ansvarlige for å kontrollere lovligheten av deres opptaks- og behandlingsformål, informere registrerte og dokumentere nødvendige krav i samsvar med artikkel 6 og 9 i GDPR. En databehandleravtale erstatter ikke dette separate rettsgrunnlaget.

Denne personvernerklæringen er ikke en medisinsk eller profesjonell godkjenning for behandling av spesielle kategorier av data.

13. Informasjon til personer som blir tatt opp, uten Ponora-konto

Denne delen er også rettet mot personer hvis stemme eller uttalelser er inkludert i et opptak opprettet eller lastet opp av en Ponora-bruker, selv om de ikke har en Ponora-konto selv.

I disse tilfellene er datakilden som hovedregel brukeren som oppretter eller laster opp opptaket. Det kan særlig behandles stemme, muntlig innhold, tekniske talermerkinger og kontekstopplysninger. Behandlingen skjer for funksjonene brukeren har valgt, særlig lagring, transkripsjon, talerseparasjon, sammendrag og deling.

Brukeren som gjør opptaket, skal informere de registrerte i god tid og innhente nødvendig samtykke eller sikre et annet rettslig grunnlag. Denne brukerplikten utelukker ikke Ponoras egne informasjons- og bistandsplikter.

Personer som blir tatt opp, kan utøve sine personvernrettigheter uten en Ponora-konto ved å kontakte support@ponora.ai. For å identifisere det aktuelle opptaket og beskytte andre berørte kan Ponora be om nødvendige opplysninger for å knytte henvendelsen til opptaket og bekrefte identiteten.

14. Infrastruktur og behandlingsregioner

Ponoras primære infrastruktur drives på Google Cloud Platform i regionen europe-west3 i Frankfurt am Main. Google Cloud Storage, databasen (Cloud SQL), dataklyngene (GKE), containerregisteret og Cloud Run-tjenestene befinner seg der.

Google Cloud Pub/Sub brukes til meldingsbehandling. Denne tjenesten transporterer slette- og behandlingshendelser med brukeridentifikatorer; innhold fra opptak, transkripsjoner eller sammendrag overføres ikke. Lagring av disse meldingene utenfor Den europeiske union kan for øyeblikket ikke utelukkes. I så fall bygger overføringen på Europakommisjonens standard personvernbestemmelser (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914) sammen med leverandørens supplerende beskyttelsestiltak. En kopi av garantiene kan fås ved å kontakte support@ponora.ai.

Microsoft Azure Speech behandler lyddata i regionen Germany West Central (Deutschland). Anthropic Claude og Google Gemini brukes via Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den europeiske union). For objektdata brukes Google Cloud Storage (europe-west3) og et lagringsmiljø hos IONOS (Frankfurt am Main).

Behandlingsveiene for primærlagring, talegjenkjenning og KI-analyse ligger i Tyskland eller innenfor Den europeiske union. Meldingslagringen hos Google Cloud Pub/Sub er ikke endelig begrenset til Den europeiske union; opplysningene i dette avsnittet og avsnitt 16 gjelder for dette.

15. Mottakere og tjenesteleverandører

Ponora overfører kun personopplysninger i den grad det er nødvendig for levering av de forespurte tjenestene, betalingsbehandling, kommunikasjon, juridiske forpliktelser eller beskyttelse av legitime interesser.

Ved behov inngås databehandleravtaler etter artikkel 28 i GDPR med databehandlere. Leverandører som behandler opplysninger for egne formål eller opptrer som selvstendig avtalepart, informerer om behandlingen i sine egne personvernerklæringer.

Gjeldende tjenesteleverandøroversikt kan oppdateres ved vesentlige endringer. Endringer som er relevante for personvernloven vil bli håndtert i samsvar med lovkrav.

16. Tredjelandsoverføringer og ekstern tilgang

Den primære tekniske behandlingen skjer i Den europeiske union. Autoriserte tekniske og administrative supporttilganger kan skje fra Tyskland og Kina. Slike tilganger utføres utelukkende av autoriserte personer via sikrede tilganger og logges.

Tilgang fra Kina behandles som en overføring til et tredjeland. En slik tilgang kan bare skje i det omfang vilkårene i Art. 44 ff. DSGVO er oppfylt, nødvendige garantier er dokumentert og egnede tekniske og organisatoriske beskyttelsestiltak er iverksatt. Ponora baserer slike overføringer på Europakommisjonens standard personvernbestemmelser (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914) sammen med en dokumentert risikovurdering og supplerende tekniske og organisatoriske beskyttelsestiltak.

Registrerte kan få informasjon om garantiene som brukes for en spesifikk tredjelandsoverføring og muligheten til å be om en kopi av de relevante beskyttelsestiltakene på support@ponora.ai, forutsatt at dette ikke påvirker rettighetene til tredjeparter eller sikkerhetsinteresser.

17. Lagringstid og slettekriterier

Ponora lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for det respektive formålet. Det som er spesielt viktig er varigheten av kontoen og avtalen, brukerbeslutninger, juridiske oppbevaringsplikter, behovet for å forsvare eller håndheve juridiske krav samt tekniske slettings- og overskrivingssykluser.

Aktivt brukerinnhold som lydopptak, transkripsjoner, sammendrag, markeringer, notater og tankekart lagres uten automatisk utløp til brukeren sletter det, kontoen slettes eller behandlingsformålet bortfaller.

Midlertidige lydfiler for talertilordning på tvers av seksjoner slettes umiddelbart etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes. Andre teknisk tidsbegrensede data: midlertidige objekter i objektlageret fjernes etter sju dager, eksportfiler etter 90 dager, signerte nedlastingsadresser utløper senest etter sju dager, og sikkerhetskopier i objektlageret lagres i 365 dager.

Fakturerings-, skatte- og handelsrettsrelevante data lagres i de lovpålagte periodene.

Data i sikkerhetskopier fjernes som en del av gjeldende rotasjons- og overskrivingssykluser. Inntil de er overskrevet, brukes de ikke til vanlig produktdrift og beholdes kun for gjenoppretting og sikkerhetsformål.

Logger over bruk av KI-funksjoner (prosesstype, modell, antall token og kostnader) oppbevares i høyst 30 dager for fakturering, misbruksforebygging og dokumentasjon på grunnlag av Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Senest 30 dager etter at en konto er slettet, fjernes personkoblingen i disse loggene. Du kan protestere mot behandlingen som bygger på Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO etter Art. 21 DSGVO.

18. Sletting av konto og dataeksport

Ved en ordinær stenging av kontoen som brukeren selv tar initiativ til, kan brukeren uttrykkelig velge en gjenopprettingsperiode på 30 dager. Denne perioden er frivillig. I den valgte perioden kan brukeren avbryte stengingen og bruke eksportfunksjonene som fortsatt er tilgjengelige.

En anmodning om permanent sletting av personopplysninger etter artikkel 17 i GDPR er ikke underlagt en obligatorisk gjenopprettingsperiode. Når de lovbestemte vilkårene er oppfylt, sletter Ponora de aktuelle opplysningene uten ugrunnet opphold, med mindre et unntak etter artikkel 17 nr. 3 i GDPR gjelder. Slike anmodninger kan også sendes til support@ponora.ai i en valgt gjenopprettingsperiode; den gjenværende perioden vil ikke bli avventet. Ponora informerer om tiltakene som er truffet uten ugrunnet opphold og senest én måned etter at anmodningen er mottatt. En forlengelse som er tillatt etter artikkel 12 nr. 3 i GDPR, meddeles innen den første måneden, sammen med begrunnelsen. Tilgangen for å avbryte en ordinær kontostenging opprettholdes bare i en uttrykkelig valgt gjenopprettingsperiode; stengingen kan også avbrytes via support.

Eksport av enkeltinnhold varierer mellom applikasjonene: I nettapplikasjonen er formatene PDF, DOCX, TXT og Markdown tilgjengelige for transkripsjoner og notater, samt PNG, SVG og Markdown for tankekart. I mobilappen er PDF, DOCX, TXT og Markdown tilgjengelige, for transkripsjoner uten PDF; DOCX-eksport krever et opptak som er synkronisert til skyen; tankekart kan eksporteres som PNG eller Markdown. Oppgaver tas bare med sammen med tilhørende notater ved eksport fra mobilappen; den servergenererte eksporten inneholder tittel, transkripsjon og sammendrag, men ingen oppgaver.

Eksport er tilgjengelig i appen via delingsfunksjonen på lyddetaljsiden og i nettapplikasjonen øverst til høyre på siden med opptaksdetaljer.

Denne eksporten av enkeltinnhold må skilles fra din rett til innsyn (Art. 15 DSGVO) og dataportabilitet (Art. 20 DSGVO). Du kan når som helst utøve disse rettighetene via support@ponora.ai; Ponora gjør de aktuelle dataene tilgjengelige for deg i et vanlig, maskinlesbart format.

Ved en ordinær kontostenging med en uttrykkelig valgt gjenopprettingsperiode igangsettes den tekniske sletteprosessen etter at perioden er utløpt. Uten en valgt gjenopprettingsperiode, samt ved en berettiget anmodning om sletting etter artikkel 17 i GDPR, igangsettes sletteprosessen straks og gjennomføres uten ugrunnet opphold. Når sletteprosessen har startet, er eksportfunksjonene ikke lenger tilgjengelige. Lovbestemte oppbevaringsplikter og unntakene etter artikkel 17 nr. 3 i GDPR berøres ikke. For opplysninger som midlertidig forblir i sikkerhetskopier, sikkerhetslogger eller hos tjenesteleverandører, gjelder slettekriteriene beskrevet i punkt 17; tekniske eller avtalemessige prosedyrer rettferdiggjør ikke ugrunnet opphold ved en lovpålagt sletting.

På dette tidspunktet lover Ponora ingen samtidig sletting fra alle aktive systemer, sikkerhetskopier og tjenesteleverandørsystemer på et teknisk ubekreftet tidspunkt. Slettingsprosesser utføres i henhold til respektive system- og tjenesteleverandørprosess.

Når slettingen er fullført, slettes konto-, økt-, innstillings-, opptaks-, transkripsjons-, notat-, delings-, varslings- og KI-behandlingsdata; sletting av objektfilene skjer gjennom en etterfølgende slettejobb. Bare en dokumentasjonspost for sletteprosessen med pseudonymisert brukeridentifikator samt data som er underlagt lovbestemte oppbevaringsplikter, blir igjen.

19. Sikkerhets- og personvernbrudd

Ponora iverksetter passende tekniske og organisatoriske tiltak i henhold til artikkel 32 i GDPR. Dette inkluderer spesielt kryptering under overføring, rollebaserte tilgangsrettigheter, separasjon av utviklings- og produksjonsmiljøer, logging av sikkerhetsrelevante prosesser, sikkerhetsoppdateringer og sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsprosedyrer.

Tilgang til brukerkontoer og brukeradministrasjonssystemet er beskyttet gjennom trinnvise autentiserings- og autorisasjonsprosesser.

Ingen teknisk system tilbyr absolutt sikkerhet. Ponora gjennomgår vernetiltakene på en risikoorientert måte og justerer dem om nødvendig.

Dersom det oppstår brudd på personopplysningsbeskyttelsen, dokumenterer Ponora hendelsen og oppfyller de juridiske rapporterings- og varslingspliktene. Dersom det er sannsynlig at det er en risiko for fysiske personers rettigheter og friheter, vil meldingen som hovedregel bli gitt til ansvarlig tilsynsmyndighet innen 72 timer etter at den ble kjent, dersom loven krever det. Hvis det er sannsynlig at det er høy risiko, vil de registrerte bli informert uten unødig forsinkelse, med mindre et juridisk unntak gjelder.

20. Bestillinger, betalinger og abonnementer

For bestillinger og abonnementer behandler Ponora spesielt navn, kontaktinformasjon, faktureringsdata, bestilte produkter, abonnement, betalingsstatus, transaksjonsidentifikatorer og, om nødvendig, informasjon som kreves for skatteformål.

Betalinger ved direkte Ponora-avtaler behandles gjennom Stripe; betalingsmåtene som vises i kassen, kan blant annet omfatte kortbetaling og SEPA-avtalegiro. PayPal er bare tilgjengelig for engangskjøp i nettbutikken, ikke for abonnementer. Kjøp og abonnementer gjennom Apple App Store og Google Play behandles av den aktuelle plattformen.

Fullstendige betalingsdata kan behandles direkte av den respektive betalingstjenesteleverandøren eller plattformoperatøren. Disse tilbyderne kan selv være behandlingsansvarlige i denne forbindelse. Ponora mottar regelmessig kun den informasjonen som er nødvendig for avtalehåndtering, betalingsstatus, regnskap og support.

Behandlingen tjener til å gjennomføre avtalen, oppfylle juridiske regnskaps- og skatteforpliktelser, forhindre svindel og behandle betalings- og støttesaker.

21. Nettsted, informasjonskapsler og lokal lagring

Når du besøker Ponora-nettstedet, kan serverloggdata som IP-adresse, klokkeslett, side som ble åpnet, henvisningsadresse, nettleser og operativsystem behandles. Denne behandlingen tjener teknisk drift, sikkerhet og feilanalyse.

Teknisk nødvendige informasjonskapsler eller sammenlignbar lokal lagring kan brukes til å tilby nettstedet, administrere økter, aktivere sikkerhetsfunksjoner og lagre personverninnstillinger.

Konkret brukes: økt- og fornyelsestoken som rene server-informasjonskapsler, en språkinformasjonskapsel med en varighet på ett år som settes for Ponora-domenene, samt den lokale lagringsoppføringen med samtykkevalget. Ved bruk av betalings- og innloggingsfunksjoner lastes i tillegg skript fra Stripe, PayPal, Apple og Google; disse er nødvendige for funksjonen du uttrykkelig har bedt om og lastes ikke på vanlige informasjonssider. Visningsnavn og e-postadresse lagres ikke i informasjonskapsler som kan leses av JavaScript. Kontoopplysningene som er nødvendige for å vise den innloggede brukeren, hentes etter autentisering via et beskyttet grensesnitt.

Ponora-nettstedene inneholder for tiden ingen analyse- eller markedsføringsteknologier som krever samtykke. Det brukes utelukkende teknisk nødvendige informasjonskapsler og lokale lagringsoppføringer i henhold til § 25 Abs. 2 TDDDG. Samtykkebanneret viser ikke-nødvendige kategorier som deaktivert som standard. Du kan når som helst endre eller tilbakekalle valget ditt via lenken «Informasjonskapselinnstillinger» nederst på hver side.

Hvis Ponora bruker analyse- eller markedsføringsteknologier som ikke er nødvendige i fremtiden, vil disse først aktiveres etter at nødvendig samtykke er gitt og vil bli navngitt i gjeldende informasjonskapselinformasjon og i samtykkeverktøyet.

22. Kommunikasjon, støtte og markedsføring

Når du kontakter oss, behandler Ponora dataene som overføres for å svare på forespørselen, dokumentere prosessen og om nødvendig oppfylle avtalemessige eller juridiske forpliktelser.

For transaksjonelle e-poster og supportkommunikasjon brukes Mailgun via EU-endepunktet (api.eu.mailgun.net) med avsenderdomenet send.ponora.de. Måling av åpninger og klikk er deaktivert. For å begrense misbruk av nyhetsbrevregistreringer dannes en nøkkelbundet hashverdi fra forespørrerens IP-adresse og overføres til backend; selve IP-adressen lagres ikke for dette formålet.

Markedsføringskommunikasjon sendes bare på grunnlag av frivillig samtykke eller et lovlig unntak. Markedsføringsalternativet er deaktivert som standard. Hver markedsføringsmelding skal inneholde en egnet avmeldingsmulighet.

Nødvendig tjeneste-, sikkerhets-, avtale- eller betalingskommunikasjon er ikke markedsføringskommunikasjon og kan sendes uavhengig av markedsføringssamtykke.

23. Automatiserte beslutninger og KI-transparens

Som en del av standardtjenestene som er beskrevet, tar ikke Ponora utelukkende automatiserte avgjørelser som har rettsvirkninger for brukere eller som vesentlig påvirker dem på lignende måte.

Transkripsjoner, sammendrag og annet automatisk generert innhold kan inneholde feil og må kontrolleres før viktig bruk. Detaljer om merking av automatisk generert innhold finnes i KI-transparensinformasjonen.

Merkingen av automatisk generert innhold vil bli ytterligere standardisert på tvers av produkter. Disse gjennomsiktighetsinstruksjonene erstatter ikke brukerens eget ansvar for kontroll.

24. De registrertes rettigheter og rett til å klage

På de vilkårene som følger av loven, har de registrerte særlig rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandlingen og dataportabilitet samt rett til å protestere. Et samtykke kan når som helst trekkes tilbake med virkning for fremtiden.

Dersom behandlingen er basert på legitime interesser, kan det reises innsigelse av grunner som oppstår fra den registrertes spesielle situasjon. Du kan motsette deg direkte markedsføring når som helst uten noen spesiell begrunnelse.

Rett til å protestere etter Art. 21 DSGVO: Du har rett til når som helst å protestere, av grunner som gjelder din særlige situasjon, mot behandling av personopplysninger om deg som skjer på grunnlag av Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Du kan når som helst og uten å oppgi grunn protestere mot behandling for direkte markedsføring.

Forespørsler kan sendes til support@ponora.ai. Dette gjelder også personer som blir tatt opp og ikke har en egen Ponora-konto. For å beskytte alle berørte kan Ponora kreve egnet dokumentasjon på identitet og på tilknytningen til det aktuelle opptaket.

Ponora svarer vanligvis på henvendelser innen én måned. For komplekse eller mange forespørsler kan fristen forlenges i henhold til GDPR; Du vil bli informert om en forlengelse og årsakene til den innen den første måneden.

Registrerte har også rett til å klage til en personvernmyndighet, særlig myndigheten på bostedet, arbeidsstedet eller stedet der det påståtte lovbruddet fant sted. Ansvarlig for Ponora er Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

25. Mindreårige og lovlige lydopptak

Ponora-tjenestene er generelt rettet mot personer over 16 år. Personer under 16 år kan kun bruke tjenestene dersom det foreligger et gyldig samtykke fra deres verge eller annet rettslig grunnlag.

Enkelte kjøps- eller avtaletilbud kan være forbeholdt voksne. Tilsvarende krav vises sammen med det respektive tilbudet.

Ponora samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn under 16 år uten nødvendig juridisk grunnlag. Hvis uautorisert behandling blir kjent, kan Ponora blokkere innhold, kreve bevis eller sørge for sletting.

Aldersgrensen betyr ikke at lydopptak generelt er forbudt ved lov for mindreårige. Uavhengig av alder, må brukere overholde de kriminelle, personlighets-, personvern-, arbeids- og yrkeslovbestemmelsene som gjelder for hvert opptak.

26. Endringer i denne personvernerklæringen

Ponora kan tilpasse denne personvernerklæringen dersom produkter, datastrømmer, tjenesteleverandører, juridiske grunnlag eller juridiske krav endres.

Vesentlige endringer vil bli kunngjort på hensiktsmessig måte. Nytt samtykke vil kun innhentes dersom det faktisk er nødvendig for endret behandling; Bare fortsatt bruk av tjenestene erstatter ikke nødvendig samtykke.

Gjeldende fra denne versjonen: 31. august 2026.

Vedlegg A. Dataflyt for databehandling av lyd og KI

1. Et opptak lagres først lokalt på enheten eller i mobilappen.

2. Brukeren starter aktivt en skyfunksjon, spesielt transkripsjon eller oppsummering.

3. Dataene overføres til den primære Google Cloud-infrastrukturen i europe-west3.

4. Microsoft Azure Speech behandler utvalgte lyddata i Germany West Central.

5. Ved lange opptak kan segmenter og kortvarige talerprøver behandles.

6. Midlertidige talerprøver slettes umiddelbart etter at behandlingen er fullført eller har mislyktes.

7. Sammendrag, forslag til titler, tankekart, oppgaver og nøkkelord genereres via Anthropic Claude og ved behov via Google Gemini hos Google Vertex AI i regionen europe-west1 (Den europeiske union) (forhåndsinnstilt europe-west1).

8. Resultater gjøres tilgjengelig for den autoriserte brukeren og kan eksporteres eller deles av dem.

9. Brukerinnhold forblir vanligvis lagret til brukeren sletter det eller kontoen slettes.

10. Når brukeren oppretter en deling, kan det valgte tekstinnholdet hentes via en lenke uten konto; tilganger logges med IP-adresse og User-Agent.

Vedlegg B. Lagrings- og slettingskriterier

Vedlegg C. Viktige mottakere og tjenesteleverandører